Gestión de diferentes ejercicios y periodos

Si usa GeneraSII con Contaplus llámenos para explicarles un procedimiento adicional necesario.

Creación de nuevo Ejercicio-Periodo

Antes de nada, si hay cambios pendientes de guardar, utilice Guardar cambios para guardar los datos actuales. Si hay cambios el programa le permite abortar la creación del nuevo ejercicio-periodo para que pueda guardar los datos.

Ahora ya podemos seguir con la opción Crear nuevo ejercicio-periodo de este Titular, el programa le solicitará el nombre del nuevo Ejercicio-Periodo, introduzca el número de año, por ejemplo, para abrir dicho ejercicio.

Crear nuevo ejercicio-periodo para SII

El programa quita todos los datos actuales asociados al Ejercicio-Periodo y asigna ese valor al nuevo Directorio Ejercicio-Periodo. También crea el directorio.

Este proceso respeta todos los datos y configuraciones del Titular.

El programa en realidad lo único que hace es crear un directorio con el nombre asignado al nuevo Ejercicio-Periodo. Por lo que a los efectos conseguiría lo mismos creando dicho directorio manualmente:

Gestión de ejercicios de manera manual

Cambio y apertura de Ejercicio-Periodo

Asegúrese de guardar los cambios antes de cambiar de ejercicio-periodo. Para indicarle en qué directorios está trabajando Junto al nombre del Titular aparecen los directorios del Titular y Ejercicio-Periodo.

Directorios de Titular y Ejercicio-Periodo utilizados

Utilice la opción de menú Abrir Titular/Ejercicios-Periodos o la tecla rápida F8:

Selección de titular y ejercicio-periodo a abrir

Seleccione el Titular y/o Ejercicio-Periodo y pulse Abrir este Titular/Ejercicio-Periodo.

Seleccionar ejercicio a abrir

Si hay cambios pendientes de guardar le saldrá un diálogo preguntando si quiere perder esos cambios.

Aviso de cambios pendientes de guardar

Si le indica que no quiere perderlos le saldrá otro diálogo preguntando si quiere guardarlos:

Guardar cambios en SII

Ahora ya podrá abrir los datos en los que quiere trabajar. El programa quita todos los datos actualmente visibles y abre los datos del nuevo directorio.

El programa recuerda el último ejercicio utilizado, al abrir se abre automáticamente si está activada la opción: Abrir automáticamente últimos datos al abrir programa.

Abrir últimos datos abiertos

Creación de Ejercicio-Periodo para otras necesidades

GeneraSII permite la gestión independiente de diferentes ejercicios asociados al mismo titular.

El uso habitual sería usarlo para diferenciar por ejercicios, pero también puede usarlo para:

  • Dividir dentro del mismo ejercicio por periodos: meses, trimestres, semestres, ...
  • Dividir el primer semestre y el segundo en 2018
  • Dividir por diferentes responsables
  • Dividir por secciones independientes del titular
  • Dividir el trabajo de facturas emitidas y recibidas
  • Dividir por destino de los datos

Si tiene que gestionar muchos datos, miles de facturas, puede que le resulte necesario dividir por periodos inferiores al año para que la aplicación pueda gestionar de forma adecuada tantos datos.

En el directorio del Titular se crearán directorios de los Ejercicio-Periodo asociados al mismo:

Ejercicio-Periodos asociados a Titular

Dividir los datos en varios Ejercicio-Periodo

Si su base de datos crece excesivamente puede dividir los datos en varios Ejercicio-Periodo.

Este sería el procedimiento:

  1. Guarde los cambios de los datos actuales
  2. Use la opción Clonar datos actuales en nuevo Ejercicio-Periodo de este Titular del menú Titular
  3. Ahora filtre los datos por mes, trimestres, semestre, ...; la idea es mostrar solo los datos que quiere eliminar
  4. Elimine los datos visibles
  5. Haga lo mismo tanto para las facturas emitidas como recibidas
  6. Guarde los cambios
  7. Abra el otro directorio y realice el borrado para eliminar los datos contrarios que ya están guardados en el otro directorio

Filtrado de datos por semestre, por ejemplo datos de Primer semestre:

Filtrar datos de SII por meses

Eliminar datos visibles, esto borraría los datos del Primer semestre y dejaría solo los del segundo:

Borrar datos visibles

Eliminar Ejercicio-Periodo

Tenga en cuenta que toda la estructura de datos está asociada a directorios y archivos. Si quiere eliminar un determinado Ejercicio-Periodo solo tiene que abrir el directorio del Titular y eliminar el directorio del Ejercicio-Periodo deseado.

Ejercicio-Periodos asociados a Titular

Puede utilizar la opción Abrir directorio de Titular para abrirlo en el explorador de archivos.

Abrir directorio de Titular

Esto le mostrará los diferentes directorios asociados a la empresa.

Gestión de ejercicios de manera manual

De esta forma también puede cambiar el nombre al Ejercicio-Periodo, copiarlo, etc.

Hay una opción en el propio programa que también realiza esta función.

Eliminar Ejercicio-Periodo

Esta opción y la de Eliminar Titular seleccionado suprimen directamente los directorios completos de trabajo, el del ejercicio-periodo en el primer caso y del titular en el segundo. Tenga cuidado con su uso.

Creación de copias de seguridad

Si quiere puede hacer copias de seguridad: Menú Utilidades -> Copias de Seguridad -> Realizar copia de Seguridad de Ejercicio-Periodo:

Realizar copia de seguridad de Ejercicio-Periodo

Trasladar datos entre diferentes ejercicios

Es posible que se envíen datos desde el ejercicio no apropiado. Un error normal es enviar datos del siguiente año dentro del año anterior.  No se preocupe, tiene una rápida solución.

Vamos a ver un ejemplo: el caso de envío de datos de 2019 en el ejercicio-periodo 2018.

Antes de nada asegúrese de tener dada el alta ambos ejercicios. Abra el programa dos veces en ambos ejercicios.

Filtrar en 2018 los datos de 2019, situándonos en una factura de 2.019:

Filtrar datos por ejercicio

Copiar esos datos en 2018:

Copiar datos en registro principal

Vamos a GeneraSII con ejercicio 2019 y pegamos los datos:

Pagar datos en formulario principal

Ahora de nuevo en 2018 eliminamos los datos traspasados:

Borrar datos visibles

Ahora solo toca guardar en 2018 y 2019 los cambios.