Gestión de expedientes
Uno de los perfiles de Criterium CyP está especialmente pensado para gestionar expedientes a personas físicas o jurídicas.
Este perfil nació para cubrir las necesidades de una empresa dedicada a la tramitación de expedientes administrativos a inmigrantes en España; los típicos papeleos de extranjería. No obstante, y dada su flexibilidad, se ha aplicado con éxito a otro tipo de empresas que necesitan gestionar expedientes personales. Por ejemplo, llevar los datos de pacientes de centros de atención temprana.
En Criterium, desde el principio, hemos sido conscientes de que las necesidades concretas de cualquiera de nuestros clientes, sin importar su tamaño o actividad, siempre tienen algo que enseñarnos. Este caso, tan concreto y especializado, no fue ninguna excepción y nos brindó la oportunidad de experimentar con nuevos conceptos aplicables en otras áreas o sectores. Por ejemplo, la definición dinámica de plantillas de campos asociados a distintas tipologías de registros.
Cuando trabajamos en esta configuración, el proyecto se convierte en el expediente de un trabajo concreto a un cliente. Este expediente puede quedar asociado a un cliente e incluso, de forma simultánea, a una empresa. También se pueden asociar distintos partícipes en el expediente. Un ejemplo de este tipo puede ser una reagrupación familiar o una terapia psicológica familiar.
A su vez, se han ampliado los registros de clientes para incorporar datos personales necesarios en este tipo de actividades. También se pueden gestionar grupos de clientes, que aunque en entornos jurídicos se utilizan para agrupar grupos empresariales aquí se suelen utilizar para vincular grupos de personas con algún grado de parentesco.
Se puede registrar la valoración económica del expediente y hacer una trazabilidad completa de las facturas de venta y cobros asociados al expediente. De hecho, esas factura y cobros se pueden generar de forma automática desde el propio expediente. Dado que se pueden realizar imputaciones de costes y gastos al expediente (a través de la imputación analítica al proyecto/expediente), podríamos los beneficios del mismo.
Por necesidades concretas de uno de nuestros clientes se pueden registrar datos de contratos de trabajo asociados al expediente. Pero dado que este perfil se puede usar por empresas de distintas actividades que gestionan distintos tipos de expedientes se ha añadido la posibilidad de poder definir y asociar campos a cada tipo de expediente. De esta forma contaremos con una guía flexible y ampliable de los campos que necesitamos para cada tipo de expediente.
Este mismo sistema de definición de campos, lo hemos utilizado para asociar los documentos necesarios para gestionar cada tipo de expediente. El usuario contará con una plantilla de documentos a solicitar y gestionar que podrá modificar y ampliar a su gusto.
Los expedientes normalmente tendrán una serie de trámites o fases que habrá que gestionar adecuadamente. Dichos trámites podremos asociarlos a trabajadores de nuestra empresa, clasificarlos y hasta planificarlas en día y hora. Dado que se pueden asociar a proveedores (lo que incluye a una administración pública) podemos utilizarlo como una agenda de trabajo que nos permita controlar y agrupar temporalmente los trámites del mismo tipo. También podemos establecer fechas límites de realización. Como es natural, existen formularios e informes para explotar adecuadamente la interesante información suministrada por estos registros.
Esperamos que este perfil de trabajo les cubra sus necesidades, ya que no nos consta que exista un software en el mercado que se adapte de forma tan flexible a las necesidades de las empresas que gestionan expedientes y a la vez incluya todas las prestaciones de un ERP para gestionar contabilidad, compras, personal, calidad, etc.
