MMD IV: Personalización de entorno de trabajo
Cuando trabajamos con un ERP de la envergadura de Criterium CyP nos encontramos con la necesidad de poder reducir la complejidad del mismo para adaptarlo al trabajo que realiza un usuario determinado o al sector donde se aplica el programa.
La aplicaciones que trabajan mediante menús en árbol, como Adempiere, dan la opción de personalizar dicha estructura. Esta suele ser también la opción de aquellas aplicaciones que trabajan mediante la típica barra de opciones lateral que introdujo Outlook. Se suele permitir la modificación o creación de dichas barras para adaptarlas a las necesidades de los usuario. En estos casos las opciones posibles están pre-configuradas en la propia aplicación, por lo que este método no va mas allá de permitir reorganizar un poco las opciones o hacer una barra de "favoritos". Entiendo que las aplicaciones que integran árboles en dichas barras, como Dynamics AX y NAV, permitirán algo similar.
A las limitaciones de estas posibles modificaciones hay que añadir los inconvenientes de las barras de opciones, que quitan espacio de trabajo y solo son viables en programas con pocas prestaciones. En programas mas complejos una mejor aproximación al problema de la organización de infinidad de opciones es el menú en árbol de Adempiere. La interacción del usuario no requiere tantos clic y se facilita la visualización "mental" de todas las opciones en un mismo lugar. Este tema ya se trató en la entrada I sobre MMD: Interfaz de Usuario.
En ocasiones se añade un panel de control o "dashboards" con las opciones mas usuales e importantes del proceso o rol del usuario. En estos casos es muy interesante que se permita su modificación
Adempiere también trabaja con el "workflow" o flujo de trabajo y lo añaden como concepto usable a la hora de organizar y trabajar con la interfaz del programa.
SAP introduce los escenarios: "Hay escenarios empresariales diferentes que puede aplicar según su rol como usuario y el tipo de empresa que desea dirigir". Esta misma aproximación la utilizan otras aplicaciones para adaptarse de forma automática al usuario y sus necesidades concretas. En estos casos no es sencillo añadir la posibilidad de modificación por parte del usuario pero sin embargo las aplicaciones mas avanzadas lo permiten, aunque necesariamente dichos cambios tienen cierta complejidad.
En Criterium CyP, hasta ahora, hemos confiado en la capacidad del usuario para trazar su propio esquema de trabajo basado en un mapa mental de las opciones que mas utiliza. Por ello se ha optado por una interfaz con una estructura jerárquica y una composición fija. Sin embargo, reconocemos que nuestro ERP adolecía de la posibilidad de que el usuario personalizara y adaptara su interfaz a su necesidades o querencias concretas.
La mayoría de las aplicaciones con numerosas prestaciones incorporan algún sistema para personalizar la organización y el trabajo del usuario:
- Gestionar favoritos para las acciones mas usuales.
- Configurar flujos de trabajo.
- Paneles de control o cuadros de mando.
- Adaptación automática a departamentos, roles y/o sectores.
- Escenarios empresariales y/o de roles.
Nosotros hasta ahora no hemos incorporado ninguno de ellos porque consideramos que son demasiado básicos o muy rígidos. Hemos estado buscando durante mucho tiempo hasta dar con un sistema que no tenga esas carencias. Al final lo hemos encontrado y le aseguramos que es un método inédito e innovador y que posiblemente seamos de los primeros en usarlo de forma tan flexible y potente en el entorno de un ERP. Sin embargo, eso ya es el tema de la última entrada de esta serie MMD.