Traspaso de información

Actualmente estamos desarrollando una adaptación de Criterium CyP a talleres mecánicos. Este es un sector bastante pobre en soluciones informáticas de gestión integrada, esperamos poder llenar ese hueco, aunque esa es otro historia.
El registro fundamental en este tipo de negocio es la Orden de reparación o de trabajo. Para facturar la misma hay que partir de presupuestos o peritaciones previamente aceptadas por el cliente o de una relación de materiales y mano de obra. Esta relación puede obtenerse de forma automática: por imputación en el proceso de compras y el control de presencia de los trabajadores. Aunque en aquellos casos que no queramos complicarnos con procesos adicionales de control se pueden introducir manualmente los materiales y horas de trabajo en la misma OR; además con un control del coste de los mismos.
El facturar presupuestos, o peritaciones, no tiene mayor inconveniente que irnos a la misma y generar la factura. Para facturas mas complejas que agrupen varios presupuestos o peritaciones tampoco hay problema ya que hay establecido un método que permite la carga en líneas de factura desde cualquier otro registro, sea de compras o de ventas.
La facturación a partir de los gastos es algo mas compleja ya que pueden darse situaciones mas complicadas. Por ejemplo, el que tengan que facturarse los gastos de la misma OR a dos clientes distintos. Para añadir flexibilidad a estas excepciones hemos programado mas de 4 modos distintos de traspasar los gastos (imputados o introducidos manualmente) desde la OR a la factura.
El método mas sencillo es el de facturar todas los conceptos de gastos manuales e imputados sin ningún tipo de selección previa. Una simple opción de "Facturar todo".

Cuando se hace necesaria una preselección de líneas de gasto hemos optado por varios métodos alternativos:

• Utilizar la opción de multiselección de la rejilla de datos para indicar exactamente que registros queremos facturar. Es un método estándar pero que sin embargo requiere cierta habilidad. Una vez seleccionadas simplemente habría que "Facturar selección"
• Otro método sería copiar al portapapeles la multiselección previa. Utiliza métodos estándar incluidos en todas las rejillas de datos del programa. Es muy interesante para, por ejemplo, agrupar en una misma factura conceptos que provienen de distintas órdenes de reparación. Es un método muy flexible pero algo mas complejo para el usuario medio.
• La opción que pensamos que tendrá mas aceptación es un sistema de marcado de los registros a procesar. Se utiliza para ello un campo especial, esto nos permite añadir interesantes opciones de marcado automático de registros: todos, ninguno e invertir selección.

Cuando se quiera mas control sobre la cantidad de unidades a facturar de cada línea tenemos otro método estándar. Desde la factura abrimos la OR o ORs a facturar y vamos indicando línea a línea las cantidades a pasar a factura. También es ideal para agrupar en una misma factura varias órdenes de reparación, ya que permite cargar todas las líneas de golpe en la factura.
En principio suministrar tantas opciones distintas pueden parecer confuso e incoherente. Nada mas lejos de la realidad, son totalmente consecuentes con nuestro principio de "Respeto al usuario". Siempre tratamos de añadir las máximas opciones posibles para que el usuario se sienta cómodo una vez ha elegido el camino que mas le gusta para realizar su trabajo. Las alternativas mejoran la flexibilidad del programa y aumentan la productividad de sus usuarios.
Aparte de lo anterior, indicar que los conceptos finalmente facturados son totalmente independientes de los reflejados en los gastos de la OR. Una vez traspasada la información deseada a la factura podemos modificar, añadir o borrar todos los registros que nos apetezcan. La facturación de un taller mecánico es demasiado compleja como para asociar la factura a unas líneas de gastos externas que no se puedan controlar desde la propia factura. Este es el funcionamiento de muchos programas del sector y los convierte en rígidos y poco prácticos.
Bueno a seguir trabajando ;)