Funcionalidad de Genera Tarjetas BBVA
GeneraTarjetasBBVA es un software que le permite:
- Obtener extractos bancarios de todas las tarjetas de la empresa en BBVA
- En base a una base de datos de titulares de las mismas se generan una plantillas excel para su envío al personal para que verifique y asigne sus gastos.
- Envío automatizado de las hojas de cálculo al personal de la empresa
- Recepción, carga y verificación de respuestas
- Emisión de una hoja de cálculo global para su carga en su ERP o programa contable
A continuación pasamos a explicar las diferentes pautas para su uso.
Configuración de titulares de tarjetas de crédito de BBVA y otros datos
Antes de proceder a la carga de extractos bancarios tenemos que configurar ciertas tablas de referencia y asignar un titular a las diferentes tarjetas de BBVA a procesar. Como es evidente, este paso solo hay que llevarlo a cabo una vez.
Titulares de tarjetas
Si tiene la información en hoja de cálculo, solo tiene que poner el título adecuado a las columnas y pegar en nuestro programa dichos datos.
Los campos a usar son:
- ID_TARJETA: Número de tarjeta de crédito o débito
- TITULAR: Titular de la misma, es decir el trabajador de la empresa que usa la misma.
- NIF: NIF del trabajador, sin utilidad en la versión actual.
- EMAIL: Dirección de email a usar al enviar las hojas de cálculo con los movimientos de cada titular.
- EMAIL_CC: Dirección de copia.
- EMAIL_BCC: Dirección de copia oculta.
Conceptos
Cada movimiento de la tarjeta tiene asignado un tipo de concepto. En esta tabla podrá asignar un nombre al mismo y una cuanta contable a utilizar cuando no sea rellenada la misma por el trabajador titular.
Cuentas
Cada titular tiene que asignar unos tipos de cuentas. Esta tabla servirá como control para comprobar que no asignan datos incorrectos.
Importación de tarjetas y titulares desde extracto BBVA
Para facilitar la carga inicial de tarjetas se ha introducido un método para extraer el número, titular y NIF del mismo desde un extracto bancario de movimientos de tarjetas.
Esta opción extrae solo las tarjetas con los titulares y su NIF. Luego podemos exportarlos a hoja de cálculo para cruzarlo con otras bases de datos y así obtener nombres mas correctos o direcciones de correo electrónico.
Una vez modificado los datos, completados y cualquier otra edición requerida podemos cargarlos en la tabla de tarjetas. Solo hay que seleccionar títulos y datos en la hoja de cálculo, copiarlos a portapapeles y pegarlos en GeneraTarjetasBBVA.
Se usa la opción de la esquina superior-izquierda de la rejilla (triángulo azul).
Importación de movimientos desde extracto de tarjetas de BBVA
Aunque el sistema permita la importación sencilla de extractos en hoja de cálculo, no es el método recomendado ya que está sujeto a variaciones por parte del banco y contiene menos información que el extracto en formato texto.
Esto nos carga todos los datos del extracto bancario.
Se resaltan visualmente los movimientos de recarga de saldo de BBVA, los movimientos en moneda extranjera y las operaciones de devolución por parte de los comercios.
Guardado y recuperación de datos
Se ha introducido un sistema que permite guardar y recuperar datos de diferentes extractos.
Los extractos se guardan en el directorio "Extractos" en la ubicación del programa. Para cada extracto se crea un directorio diferente. Cuando cargue un extracto bancario se creará el nombre del directorio en base a las fechas de los movimientos, aunque puede cambiarlo cuando guarde la información.
Para abrir una declaración, pulse en icono del extremo derecho de la ruta a su directorio, busque dicha ruta y pulse la opción "Abrir declaración ..."
Hay atajos de teclado para guardar y abrir extractos.
Estructura del directorio de trabajo
El programa guardará los datos y creará una estructura de directorios dentro del directorio de extracto.
- Datos.xml: El archivo con los datos.
- Enviar: Directorio en que se sitúan los archivos de hoja de cálculo a enviar a los titulares de las tarjetas.
- Enviado: Una vez remitido el email los archivos se pasan de "Enviar" a este directorio.
- Respuesta: Cree este directorio y coloque dentro todos los archivos de hoja de cálculo que le han devuelto los titulares con la información necesaria rellena.
- Procesado: Una vez cargados los archivos con la respuesta de los titulares se pasan de "Respuesta" a este directorio.
- Cotejar: En caso de que no haya correo electrónico asociado al titular, al enviar archivo pasa a esta carpeta para que luego sea cotejado con un archivo remitido por el titular.
Respete esta estructura para evitar problemas.
Crear archivos de verificación e imputación por titular
Una vez comprobamos que todas las cuentas tienen asignados sus correspondientes titulares creamos hojas de cálculo para remitir las mismas por email a efectos de que verifiquen e imputen los gastos.
Su contenido está basado en el archivo "Plantilla.xlsx" que está situado en el directorio "Datos". De esta forma podrá modificar el mismo de forma sencilla.
La primera columna de la plantilla debe dejarse en blanco y oculta para ser utilizada para añadir la referencia del extracto y el número que identifica a cada movimiento. Estos datos se utilizan posteriormente para procesar las respuestas.
Enviar archivos por email a titulares de tarjetas
Con este procedimiento remitimos todos los archivos a los titulares de las tarjetas.
Al guardar y abrir extractos la ruta ya se asigna automáticamente. Solo tendrá que "Buscar archivos" y optar por enviar un archivo individual o un lote completo.
Para el envío se utiliza su programa de correo electrónico, por eso la necesidad de hacerlo por lotes. Las direcciones utilizadas son las configuradas en la tabla de titulares.
Le aparecerá su cliente de correo (Thunderbird, Outlook, ...) solo tendrá que dar a enviar y de esta manera quedará copia del correo enviado en su bandeja de salida.
A medida que remite los archivos los mismos son pasados al directorio "Enviados". De esta forma si surgiese algún problema con los archivos de respuesta remitidos por los titulares podrá cotejar las hojas de cálculo enviadas con la de respuesta.
En caso de que no tenga configurado un email, se considera que no quiere remitir por correo el archivo. Se pasa al directorio "Cotejar" para que lo compruebe cuando le remitan sus propios archivos.
Procesar respuestas de titulares de tarjeta
A medida que los titulares vayan devolviendo las hojas de cálculo vaya situándolas en el directorio Respuesta.
Dichas respuestas las puede procesar a medida que se reciben o esperar a recibir varias. Un forma sencilla de revisar qué titular está pendiente de respuesta es ir cargando hojas y ver cuales están pendientes de asignar cuentas contables.
Al guardar y abrir extractos la ruta ya se asigna automáticamente. Solo tendrá que "Buscar archivos" y optar por procesar un archivo de respuesta individual o un lote completo.
Tras procesar los archivos los mismos pasarán al directorio "Procesado". Si fuese necesario volverlos a procesar solo tendrá que copiarlos de nuevo al directorio "Respuesta".
Desde la hoja de respuesta se cargan:
- ID_CUENTA: 6 caracteres con la cuenta contable asignada al gasto por el titular de la tarjeta.
- COMENTARIO: Comentario de la línea de gasto.
Verificar respuestas y errores
Una vez tenga procesadas todas las respuestas lo ideal es comprobar que todos los titulares han justificado todos sus gastos y que no han asignado cuenta contables erróneas.
Con "Eliminar cuentas no válidas" nos aseguramos que todas las cuentas asignadas existen en nuestra tabla de cuentas. Luego usamos los filtros para encontrar líneas de gasto incompletas.
Exportar datos para carga en EPR o programa contable
Con esta opción traspasamos los datos para su carga en sus programas de gestión o contables.
Si no quiere pasar los movimientos de carga de saldo del BBVA (en gris) utilice la opción asignada en opciones. También puede decidir si cuando no existe la cuenta asignada se usa la asociada al concepto del movimiento.
Configuración de opciones
En este panel podrá configurar diferentes opciones para generar los archivos por titular, los emails a enviar, y las opciones del archivo para carga en ERP con todos los movimientos.
Comentario final
GeneraTarjetasBBVA es un desarrollo para las necesidades concretas de uno de nuestros clientes, pero si piensa que puede serle de utilidad adaptándolo a sus necesidades concretas solo tiene que ponerse en contacto con nosotros.