Gestión de gastos de viaje

Criterium CyP es un programa muy amplio y potente, dentro del mismo hay procesos que pueden pasar desapercibidos. Este es el caso de la Gestión de Gastos de Viaje.

Registro del viaje

Aquí es dónde el trabajador desplazado (comercial, técnico, montador, ...) registraría la información del viaje y los gastos del mismo. También la información que gestiona únicamente el controller o persona de administración encargada del control de los viajes.

Cabecera de Viaje

• Intervalo de días en que se realiza el viaje
• Número de participantes
• Zona comercial
• Departamento de la empresa
• Proyecto asociado al viaje
• Vehículo o si se usa el vehículo del propio trabajador
• Trabajador desplazado

Gastos individuales

• Tipo de Gasto: comida, taxi, avión, etc. Fundamental para sacar estadísticas de control y previsión.
• Fecha, para un control mas avanzado de la periodicidad de los gastos que permita sacar estadísticas de gasto por día.
• País dónde se ha realizado el gasto
• Moneda en que se realiza el gasto, así como su cambio. El cambio se incluye automáticamente si hemos fijado el mismo antes de la introducción de los gastos.
• Se pueden especificar las unidades de gasto y su precio unitario y el sistema calcularía el total de gasto. Por ejemplo 4 comidas a 34 euros. Interesante como medida de control adicional.
• Forma en que se ha pagado el gasto: efectivo, tarjeta, etc.
• Podemos asociar el pago a una cuenta financiera: caja dólares, tarjeta visa del trabajador, etc. Esto nos permitiría sacar listados de movimientos mensuales de una determinada tarjeta.
• El gasto se puede imputar a un determinado cliente, proveedor o proyecto. De esta forma podemos imputar gastos a distintos clientes en el mismo viaje.

Flujos financieros

Cada viaje requiere unos fondos financieros. Lo cierto es que las tarjetas de crédito facilitan mucho la tarea, pero casi siempre será necesario manejar dinero en efectivo.

El gestor/controller de los viajes podrá registrar en esta tabla:

• Tipo de flujo
  • Entrega de anticipos o finales de la empresa al trabajador
  • Extracciones de cajeros
  • Conversiones de moneda
  • Aportaciones de trabajador
  • Devoluciones de trabajador
• Forma de entrega del flujo
• Moneda del anticipo
• Cuenta asociada

Como puede verse, su funcionalidad no está limitada al registro de anticipos sino que permite controlar todos los flujos de dinero entre la empresa y el trabajador, todo clasificado por moneda. Esto facilita sobremanera la liquidación final del viaje.

Control de cambio de divisas

Como ha podido observarse el sistema tiene un control completo del uso de distintas divisas tanto en el registro de gastos como en los flujos financieros. Esto hace necesario el control del tipo de cambio de las mismas.

Pueden consultarse los tipos de cambio de distintas fuentes de información:

• xe.com
• Banco de Europa
• oanda.com

Hay que tener en cuenta que los gastos y flujos financieros utilizarán estos tipos de cambio automáticamente, pero que no tienen que limitarse exclusivamente a los mismos. Podemos utilizar distintos tipos de cambio a nivel de gasto y flujo si lo preferimos. Aunque este método puede ser innecesariamente complejo.

Si hemos registrado los gastos y flujos sin especificar los tipos de cambio desde la gestión de divisas podemos asignar los cambios de forma automática y global.

Participantes en el viaje

Los viajes pueden hacerse en grupo, información que luego podemos reutilizar para ponderar en los informes el gasto total del viaje en función a los días y participantes.

Registro de kilómetros

El control de kilómetros puede ser interesante en diversas ocasiones, pero fundamental cuando queremos controlar los gastos de locomoción recorridos con medios del propio trabajador ya que estos deben justificarse y pagarse al trabajador.

El coste kilómetro puede fijarse a nivel global. Podemos indicar directamente los KMS sin necesidad de indicar los kms en inicio y fin, pero si se indican estos el programa calcula los kms recorridos.

Control administrativo de los viajes

El sistema está basado en permisos. El comercial solo puede crear y modificar sus propios viajes y únicamente la tabla de gastos. Al usuario de Criterium CyP, asociado a un número de trabajador se le asignaría solo el rol de PERSONAL_GASTOS_PROPIOS. Esto le impide gestionar gastos que no sean suyos.

Solo el administrador del sistema podría administrar todos los viajes, flujos financieros y control de divisas a través de la asignación del rol PERSONAL_GASTOS. También es el único que podría dar de alta los comerciales-trabajadores y ver sus datos privados.

El proceso de revisión de los gastos solo podría hacerlo el administrador.

En el control del viaje puede hacerse un control financiero básico de aquellos viajes sin complicaciones en cuanto a divisas.

Existen informes para facilitar esta tarea y para que sean firmados físicamente en las distintas partes del proceso:

• Recibo de entrega a cuenta
• Viaje
• Viaje con liquidación de entrega a cuenta automática

El sistema no solo puede utilizarse para el registro del viaje a posteriori, nos facilitaría también el control de los viajes desde el momento en que hay una planificación y una entrega a cuenta de dinero.

Como se puede observar hay filtros adecuados para ver el estado de cada viaje.

Optimizaciones en la introducción de datos

En el caso de grandes empresas que pretendan utilizar el sistema para controlar los gastos de un gran número de comerciales podrían optimizar la introducción de la información a dichos comerciales. Esto podría evitar también el problema de tener que suministrar acceso a la aplicación a un gran número de usuarios. A continuación se contemplan las ventajas e incovenientes de varias formas de introducir los datos.

Introducción directa en Criterium CyP

Es necesario tener acceso informático a la intranet de la empresa o montar un sistema de acceso remoto. Eso puede ser un incoveniente importante en algún caso. Los propios comerciales ingresan sus notas de gasto en el sistema. Cada comercial tendría su propio usuario/trabajador y solo podría modificar las notas de viaje propias.

En cuanto a carga de trabajo en la base de datos no hay problema. Técnicamente se puede dar soporte a esa cantidad de información y usuarios, ya que el sistema funciona sobre una base de datos SQL con la potencia suficiente. La ventaja es que los controladores de la información no necesitan introducir la misma, ya se la encuentran disponible para sus análisis.

Importación desde hojas de cálculo con un copia y pega en Criterium CyP

Los comerciales rellenarían sus notas de gastos en hojas de cálculo con una determinada estructura que permitiría importarlas de forma sencilla en Criterium CyP. Aquí se podrían usar sistema mixtos con ayuda de las hojas de cálculo en la nube, como las de Google Docs o la solución de Zoho. Crear este tipo de cuentas podría convertirse en un inconveniente y requerir formación adicional al usuario pero tendría la ventaja de que serían directamente accesibles por la administración. En caso de optar por hojas de cálculo de escritorio podría utilizarse LibreOffice. En los dispositivos móviles hay soluciones viables que no requieren coste adicional de licencias, por ejemplo Kingsoft Office para Android.

Este sistema sería muy sencillo y barato de implementar. Sin embargo requiere trabajo adicional a los responsables de la gestión de los gastos. Tendrían que cargar los datos, aunque este proceso podría automatizarse.

La idea es que el trabajador solo se dedique a rellenar los datos de los gastos de la forma mas sencilla y rápida. Toda la información de control, divisas, liquidación, etc se sacaría de la plantilla de gastos.

Para rellenar podría utilizarse un portatil, smartphone, tablet, etc. En la siguiente pantalla se ve un ejemplo sobre un teléfono Android.

Una vez remitida la información al administrador o gestor de gastos un simple copiado al portapapeles nos permitirá traspasar los datos a Criterium CyP de forma rápida y segura.

En Criterium CyP usamos la opción genérica de pegado a través del portapapeles.

Como se ha podido observar es un método simple y muy flexible.

Utilización de formularios web para remitir gastos

Este sistema podría ser sencillo de implementar y utilizar. Los comerciales accederían a una dirección web concreta que les permite remitir un formulario al responsable del control de los gastos de personal. Se automatizaría la importación automática de esos formularios.

Utilización de gestor de contenido web

Este método es el mas complejo y caro. Sin embargo tiene numerosas ventajas. Los comerciales podrían rellenar los datos desde cualquier ubicación y podrían gestionar sus propias notas de gastos que quedarían almacenadas directamente en la web a disposición del responsable de controlar los gastos. Con un poco de trabajo adicional podría incluso añadirse las funciones de análisis. Aquí hay contar el gestor de contenido adecuado, pero sabemos exactamente cual sería la mejor opción. Los datos también podrían importarse automáticamente en Criterium CyP a través de peticiones concretas a la web o la descarga masiva de consultas que se cargarían de forma automatizada en el sistema.

Este método permite una mejor normalización del registro de los datos que un simple formulario web.

Escritorio de gestión específico

Dado que va a utilizarse un subconjunto mínimo de las posibilidades de nuestro programa, podemos agrupar lo necesario en un escritorio específico utilizando el sistema MMD  de Criterium CyP. De esta forma evitamos que los usuarios tengan que moverse entre distintas áreas del programa y se simplifica la introducción de datos.

Conclusión

Puede que el sistema mostrado resuelva muchas de las problemáticas mas habituales en estos temas, pero tengan en cuenta que puede completarse o mejorarse fácilmente ya que parte de una base potente y una diferenciación clara de permisos.