MMD I: Interfaz de usuario

Como en tantas otras cosas, en la interfaz de trabajo de Criterium CyP hemos seguido de forma deliberada ciertos principios propios. Posiblemente no seamos los únicos que lo hacemos y no están basadas en sesudos estudios de usabilidad sino en nuestra experiencia e intuición. Puede que nos hayamos equivocado, pero desde luego no lo habremos hecho de forma inconsciente. Estos son los principios que rigen el diseño de nuestra interfaz de usuario.

Uso intensivo de la memoria visual

Personalmente no soporto las nuevas interfaces de usuario que cambian constantemente de posición o apariencia. Esta técnica dificulta la memorización visual de las acciones mas usadas.

En este sentido tampoco hemos considerado adecuada la técnica del uso de menús. En el caso de un ERP como el nuestro, con más de 630 formularios y 620 informes (y creciendo) eso se traduciría en la existencia de innumerables sub-menús. Ese necesario anidamiento y el propio mecanismo de uso de los menús haría imposible que el usuario se hiciese una idea clara del conjunto de opciones de Criterium CyP. Incluso sería complicado que recordase la ubicación exacta de las acciones mas utilizadas.

Otras aplicaciones trabajan con barras tipo Outlook. Pero consideramos que este método es muy limitado en cuanto a las opciones que pueden introducirse en cada panel y funciona mejor para entornos MDI, tipo de entorno que hemos descartado desde el principio a favor del SDI y sus ventajas.

Otra opción hubiesen sido los árboles de opciones. Es la que usan la mayoría de los ERP grandes, de forma independiente (Adempiere) o conjugados con las barras anteriores (Dynamics Nav y Dynamics Ax). Este método permite organizar infinidad de acciones. Sin embargo, tampoco es el método óptimo para facilitar la memorización visual del usuario. Otro inconveniente, es que no permite la recogida de valores que son usados posteriormente a la hora de lanzar formularios.

Al final hemos optado con un escritorio de lanzamiento de acciones, formularios principalmente, organizado de forma jerárquica. Viene a recoger la organización por niveles del árbol anterior pero mediante una foto fija.

En el nivel 1 tenemos las distintas áreas en que se divide la gestión de una empresa: Ventas, Comercial, Calidad, ... Este nivel se estructura mediante una lista.

En el segundo nivel, trabajando mediante pestañas, hacemos una división del nivel 1 organizamos el área superior en procesos diferenciadas y que generalmente son llevados a cabo por distintas personas o departamentos.

En el tercer nivel, mediante una cuadro de opciones, organizamos las distintas entidades del proceso superior: pedidos, pagos, facturas, etc.

El nivel mas bajo sería el de la acción concreta que queremos ejecutar.

Es una organización jerárquica, como en el caso de los árboles, pero mucho mas visual. Esto le permite al usuario memorizar la ubicación de las opciones mas utilizadas y obviar el resto.

Atención selectiva del usuario

Basándonos en la estructura fija anterior y en la atención selectiva, de la que todos hacemos uso, evitamos que el usuario se abrume con tantas opciones. En Criterium CyP se pueden gestionar numerosos departamentos y procesos de una empresa, sin embargo, en poco tiempo el usuario se enfoca únicamente en los procesos y entidades propias de sus funciones y obvia el resto.

Este método no solo funciona a nivel del organizador-lanzador de formularios, también lo hace muy bien a nivel de formulario. Puede que cuando un usuario nuevo se enfrenta a la ficha de un registro o de un pedido, se sienta un poco cohibido dada la infinidad de datos que incorpora. Sin embargo, en el momento que los use varias veces obvia todo aquello que no necesita. De esta forma facilitamos el reconocimiento completo de las opciones posibles de un registro. También evitamos el anidamiento independiente de acciones asociados a un registro, lo que termina siendo confuso. Cuando un usuario busca una opción o dato que intuye que puede incorporar una entidad (por ejemplo un proyecto) no tiene que buscar fuera del registro del mismo a través de botones o menús.

Escritorio de trabajo independiente del sistema operativo

La mayoría de los escritorios actuales manejan de forma farragosa las aplicaciones SDI, concretamente la gestión de ventanas independientes. Eso es lo que motiva en muchas ocasiones el uso de esquemas MDI, que a estas alturas debería estar superado. Este último modo de trabajo tiene numerosos inconvenientes:

• Hay que plantear un sistema adecuado de gestión de ventanas, y la mayoría de las aplicaciones no consiguen este objetivo ya que se limitan a una mera lista de ventanas en un menú generado automáticamente. Al final se complica el flujo de trabajo multitarea.
• Se reduce el espacio de trabajo del usuario lo que dificulta la visualización de múltiples registros dentro de la misma aplicación.
• Se complica la visualización conjunta de información de aplicaciones distintas.

Una cosa que teníamos clara es que no queríamos trabajar bajo las limitaciones anteriores, por lo que hemos buscado una solución para solventar los inconvenientes del manejo de las aplicaciones SDI por el S.O.

La solución mas elegante que hemos encontrado es la incorporación de un selector de ventanas abiertas dentro de Criterium CyP. Es algo como el Ctrl + Tab de windows, pero mejorado.

A esta función se accede pulsando F10 en cualquier pantalla. Esto nos mostrará un listado de todos las formularios que tenemos abiertas para una selección rápida del que queremos activar.
Opcionalmente se previsualizará la ventana seleccionada en el selector, incluidas aquellas que están minimizadas, para escoger con mas precisión cuando trabajamos con formularios similares con distintos registros.
Con un simple "Enter" activaremos la ventana seleccionada.

Este método es sencillo y eficaz; esperamos que lo disfrute.

En otro orden de cosas, jamás se nos ocurriría plantearle a nuestros usuarios un esquema modal de trabajo. Por encima, es el que solo permite trabajar en un formulario a la vez y que nos obliga a cerrarlo para poder trabajar en otro distinto. Los humanos somos multitarea, así que este método de "destrabajo" contradice todas las leyes de la naturaleza y la eficiencia. Es una reminiscencia de los S.O. monotarea que muchas aplicaciones arrastran por cuestiones diversas (pero ninguna buena). En Criterium CyP podrá trabajar en cuantas cosas necesite a la misma vez. Su única limitación será la capacidad para organizarse de su cerebro ;)

Agilidad en el trabajo

Nuestro lanzador de formularios está planteado para ser eficaz, sencillo y fácil de memorizar, sin embargo tratamos que lo use lo menos posible. Una vez que esté rellenando un registro no tendrá que volver atrás para modificar o crear otro registro independiente que sea necesario. Por ejemplo si está rellenando un pedido, desde ese mismo formulario podrá lanzar los formularios que le permitan añadir, modificar o consultar empresas, clientes, artículos, proyectos, formas de cobro, pedidos de compra, presupuestos de venta, ...Esta característica le permitirá agilizar al máximo la gestión de las entidades de los procesos a su cargo: presupuestos, cobros, clientes, ...

Este principio también se aplica en formulario lanzador, si sabe el número del registro que está buscando (factura, cliente, proyecto, ...) no tendrá que pasar por un formulario intermedio para poder seleccionarlo, puede introducir manualmente ese número y podrá visualizar el formulario asociado de forma directa.

Sencillez

Casi todos los formularios usados en la aplicación heredan de 4 tipo de formularios básicos. Una vez sepa manejar esos 4 tipos básicos puede explorar con toda tranquilidad nuestro ERP.

Seguridad

Todos los cambios llevados a cabo en Criterium CyP pasan por un procedimiento de aprobación y cancelación. Puede borrar y modificar lo que quiera en un formulario y no pasará nada hasta que le dé al botón de "Salvar".

Potencia

Creemos sinceramente que el usuario de las aplicaciones de gestión es un ser inteligente ;), y dada esa plena confianza no ocultamos innecesariamente potencia a los mismos. Los usuarios mas inquietos pueden modificar las rejillas de datos y los formularios, añadir y modificar los informes, establecer filtros avanzados de datos e incluso hacer consultas directas a la base de datos. Aquellos usuarios mas tranquilos pueden obviar toda esta potencia y apoyarse en el manitas de la oficina.