Trate de exportar los datos desde su programa contable o de gestión en un formato compatible con los editores de hojas de cálculo; generalmente en formato excel y csv. Esto facilitará su importación y formateado.

Remítase a la documentación de su programa para realizar dicha exportación. Si no fuese posible siempre puede tratar de procesar archivos txt.

Incluso podemos estudiar la posibilidad de realizar conectores personalizados entre nuestro programa y los suyos para obtener de forma automática y directa la información.

Como editor de hojas de cálculo no tiene que limitarse a Microsoft Excel, puede utilizar cualquier otro como: OpenOffice/LibreOffice/StarOffice Calc, Gnumeric, Koffice KSpread, ...

Una vez tenga la información en la hoja de cálculo es posible que tenga que realizar algunos ajustes según las necesidades de nuestro programa.

La primera fila de los datos en la hoja de cálculo tiene que tener el nombre del dato que contiene esa columna. Ese nombre es el que permite ubicar adecuadamente la información de la hoja de cálculo en Genera349 cuando la peguemos a través del porta-papeles.

Aparte de las columnas tratadas por nosotros puede haber mas columnas. Si el nombre indicado en la primera fila no coincide con ninguno de los indicados mas abajo serán obviadas en el pegado de la información.

Para facilitar la tarea de asignar los nombres puede copiarlos desde Genera349 a través del porta-papeles con una opción que saldrá al pulsar en botón de acciones.

También aparecerá como menú contextual de la rejilla de datos: pulsando el botón derecho encima de la misma.

Utilice la opción: Copiar nombre de campos “copiables” a porta-papeles. Luego vaya a su editor de hojas de cálculo y pegue el contenido del porta-papeles para copiar el nombre de los campos sobre la fila activa.

Nombre y características de los campos

Campos para cargas normales

Campos adicionales para rectificaciones

NOTA IMPORTANTE sobre relleno de estos campos suministrada por AEAT en su documentación técnica

Cuando únicamente se quiera rectificar el importe de la base imponible:
Único registro: con contenido obligatorio en todos los campos salvo el campo base imponible rectificada (supuesto en el que se deja totalmente sin efecto la operación).

Cuando lo que se quiere rectificar es un campo distinto de la base imponible (nif del operador intracomunitario, apellidos y nombre o razón social del operador intracomunitario, clave de la operación), será necesario cumplimentar dos registros de rectificaciones:
Primer registro: sin contenido en los campos base imponible rectificada, el resto de los campos son obligatorios.
Segundo registro: sin contenido en el campo base imponible declarada anteriormente, el resto de los campos son obligatorios.

Cuestiones de formato

Puede obviar la columnas que no necesite. Si no va a cargar rectificativas no cree esas columnas.

No pueden aparecer las dobles comillas en el texto (“), ya que se utilizan para detectar el principio y final del campo copiado y puede distorsionar el pegado de la información en Genera349. Un simple buscar y reemplazar le ayudará a eliminarlas de forma sencilla en todo el texto.

Los importes y números de ejercicio no deben llevar el símbolo de moneda.

La configuración regional del sistema y de la hoja de cálculo debe ser la misma.

Cuidado con la configuración regional de Windows 7, viene con un bug de fábrica. Si detecta errores al importar cantidades con decimales es porque su sistema está mal configurado. Revise la configuración regional de su equipo, aunque está a Español (España) no se tiene en cuenta y se está utilizando la configuración regional de Estados Unidos. Cambie a Inglés (Estados Unidos), aplique los cambios, vuelva a cambiar a Español (España) y guarde los cambios.

Seleccione los datos en la hoja de cálculo, incluyendo el nombre de la columna, y cópielos al porta-papeles

Copiado en OpenOffice.org Calc.

Copiado en Microsoft Excel.

Si durante la revisión de la información ha creado alguna columna adicional, no hay problema en copiarla también al porta-papeles. Siempre y cuando tenga nombre y este no coincida con los nombres indicados anteriormente, su contenido será obviado al pegar en Genera349. El orden de las columnas no es relavante.

Pulsamos la opción: Pegar líneas desde porta-papeles por nombre de campo

Recuerde que puede mostrar dicho diálogo pulsando sobre el botón Acciones o con el menú contextual (botón derecho) sobre la rejilla de datos.

Esto pegará la información de su hoja de cálculo a Genera349.

Las declaraciones rectificativas aparecerán en azul marino, las normales en negro.

Tenga en cuenta que puede realizar este pegado en tantas ocasiones como sea necesario. Si tiene varios libros registro, puede hacer el copiado y pegado de forma separada.

Existe la posibilidad de filtrar los datos declarados:

• Mostrar solo Errores: Esta opción le vendrá muy bien para depurar defectos en los datos.

Este filtrado se anula automáticamente antes de exportar los datos o al insertar datos.

Genera349 incluye un sistema de validación de NIF comunitarios. Está basado en VIES, y se hacen consultas, a través de Internet, al estado miembro para validar los NIFs de sujetos de ese país.

Esta validación se puede hacer individualmente o de todos los declarados.

• Campo de NIF o PAIS con fondo amarillo: No hay valor en ese campo.
• Colores en NIF y mensaje en consulta de NIF
  • Verde: El NIF se ha reportado como válido.
  • Fucsia: El NIF se ha reportado como no válido.
  • Naranja: La consulta del NIF al estado miembro ha fallado. Hay una tabla de referencia de los posibles fallos.

Tenga presente que la consulta depende de los distintos estados miembros y en ocasiones, fuera de los horarios de consulta, se puede reportar como no válido un NIF intracomunitario aún siendo correcto.

Puede editar los datos directamente en la rejilla. Para borrar una línea que no quiere presentar utilice la opción “Borrar declarados → Seleccionado” o pulsando Ctrl + Supr

Si quiere empezar de nuevo puede borrarlos todos.

En la parte inferior aparecerán el número de declarados y la suma de los importes, tanto de operaciones normales como rectificativas.

No tiene que preocuparse por los caracteres extraños, el programa los chequeará por usted y los sustituirá o eliminará, según proceda. Puede ver el nombre que se vuelca al archivo BOE en un campo específico. También el orden en cual se vuelca, lo que le ayudará a localizar los declarados para depurar los errores que arroje la prevalidación con el programa de la AEAT.

A medida que va introduciendo registros se irán mostrando datos adicionales, según el campo. Por ejemplo al introducir el código de País, se mostrará el nombre del mismo y la composición del NIF en el mismo. Clave de operación y periodo. Puede desplegar el campo de la descripción para seleccionar esos datos: país, clave de operación y periodo rectificado.

Indique el nombre de empresa, teléfono y persona de contacto, en formato apellidos y nombre. Utilice también ese orden en el caso de declarantes personas físicas.

Indique los datos adecuados si se trata de una declaración complementaria o sustitutiva. El número de secuencia y el periodo.

Si no están todos los datos correctamente introducidos la prevalidación reportará fallos en el registro de tipo 1.

Hay un menú contextual que se despliega pulsando botón derecho sobre la sección de datos del declarante que nos permitirá guardar los valores de los datos del declarante para no tener que introducirlos cada vez que generamos una declaración.

También sirve para mostrar el número de declaración que se genera al crear el fichero BOE. 

No se preocupe por los nombres de los archivos. Una vez genere el archivo BOE, o seleccione uno usted mismo, se ajustarán automáticamente.

Una vez generado el archivo BOE del 349 dele al botón “Prevalidar archivo 349”. Le aparecerá una ventana de MSDos que reflejará los registros procesados.

Después de cerrar dicha ventana, revise el resultado de la validación.

No es necesario, ya que será mas sencillo revisar los errores detectados según le explicamos en el punto siguiente, pero si quiere puede revisar el archivo Resumen. En el mismo están el resumen de la validación y los errores encontrados.

En el archivo Errores los registros que no han superado la validación.

Cuando todo esté validado correctamente, le saldrá en la parte inferior del archivo resumen el mensaje “Declaración correcta” y el resumen de errores en blanco.

Aparte, el archivo de errores estará vacío.

Se ha incorporado un sistema que le permitirá un acceso rápido y sencillo a los crípticos errores que genera el Prevalidador de la AEAT.

Una vez prevalidado el fichero que haya generado ejecute la opción de “Analizar errores de prevalidación”.

Esto abrirá una ventana adicional donde se van a interpretar todos los errores reportados.

En la primera rejilla de datos se indicará el número de línea donde se ha producido el error. Para una mejor identificación se extrae el nombre del declarado/declarados y número de factura del fichero de errores. También se indica en qué libro registro está el error.

En amarillo y rojo se mostrará los errores en el declarado.

En la rejilla inferior aparecerán los distintos errores detectados en el registro seleccionado arriba. Se indicará la clave de error reportado y un mensaje explicativo del mismo. Si el error está vinculado a un campo concreto se mostrará el valor del mismo.

Si el error no está vinculado a un campo concreto aparecerá de color amarillo y rojo.

Para facilitar la localización y corrección de errores a medida que vaya seleccionando los registros del BOE donde se han producido los errores, se va buscando y posicionando esa línea en los datos desde donde se ha generado el archivo.

Si el archivo prevalidado no se ha generado desde la aplicación no se lleva a cabo este posicionamiento y en todo caso, si hubiese datos en la rejilla del formulario principal, el posicionamiento sería incorrecto.

No tiene porqué cerrar la ventana de análisis de errores. Si la mantiene a un lado puede ir retocando los datos, prevalidando y volviendo a analizar el fichero de errores utilizando la opción de “Procesar”.

Esta opción le permitirá una depuración de errores mas dinámica, ya que puede ir arreglando los errores, generando de nuevo el archivo, prevalidar el mismo y volver a procesar el archivo de errores hasta que se solucionen todos.

Una vez solucionadas todas las incidencias, este formulario indicará “DECLARACÍON CORRECTA” a través del mensaje “Archivo BOE SIN errores”:

Tenga en cuenta que esto no significa que no los haya. Por ejemplo no se detectan errores caracteres no permitidos y no se verifica la composición de los NIFs de los operadores intracomunitarios. Así que apóyese en las otras verificaciones de Genera349 y plataformas informativas para detectar la mayor cantidad posible de errores.

Utilice la opción “Borrar archivos de prevalidación” para eliminar los ficheros creados en el proceso de validación y mantener limpio el directorio de trabajo.