Aquellos que trabajan con programas de presupuestos y mediciones están acostumbrados a descomponer una partida de un presupuesto en sus correspondientes unidades básicas. Por ello, estarán mas familiarizados con los conceptos tratados en esta entrada.
En Criterium CyP hemos implementado los procesos típicos de presupuestado y medición. Sin embargo hemos ido un poco más allá de lo que permiten la mayoría de los software especializados en esta área.

En las mediciones, además de lo habitual, podemos utilizar complejas fórmulas matemáticas, incluyendo fórmulas lógicas. También, utilizar grupos para el cálculo automático en base a las unidades que los componen. Otra posibilidad muy interesante es el uso de agrupaciones, que funcionan mediante filtros, para llevar a cabo cálculos. Pero las posibilidades no se quedan ahí, también podemos utilizar conversiones entre diferentes unidades de medida, por ejemplo introducir los datos en metros lineales y en base a un factor de conversión determinado pasarlas a TN, M2, M3, ... En resumen, contará con un sistema de medición muy flexible y potente.

Ahora veremos las novedades exclusivas en la fase de presupuestado.
Como en Presto, Menfis, Arquímedes, ... se permite el uso de bases de datos de precios como base a la hora de presupuestar una partida. Sin embargo, estas bases de precios se pueden integrar con el proceso de compras-subcontratas habitual de la empresa por lo que además de contar con datos estimados, tendremos datos reales recogidos en nuestro día a día y que se pueden consultar de forma extremadamente sencilla a la hora de presupuestar una partida en obras de construcción, un producto en empresas industriales o trabajo en empresas de servicios o de trabajos subcontratados o auxiliares.
El cálculo de precio no tiene que hacerse por unidad básica de medición sino que puede hacerse un cálculo global y a partir del mismo obtener el precio individual por unidad. Esto será de mucha utilidad en aquellas descomposiciones que trabajen con magnitudes muy pequeñas, lo que hace muy complicado hacer las estimaciones a nivel individual.

Se pueden tratar descuentos e incrementos a nivel de línea de descompuesto, lo que permite afinar al máximo los márgenes aplicados en el producto o partida.
Al igual que en las mediciones, podemos trabajar con conversiones entre distintas unidades de medida a través de factores de conversión. Por ejemplo, podemos introducir el precio en metros lineales y sin embargo presupuestar las necesidades en metros cuadrados.

Se considera la posibilidad de incrementos porcentuales (o por uno y por mil), con la ventaja adicional de que los mismos se pueden aplicar en base a agrupaciones basadas en filtros, lo que permite una precisión a la hora de presupuestar un precio que no encontrará en otro software. Estos incrementos porcentuales no solo pueden aplicarse por agrupaciones sino que podemos utilizar filtros basados en las referencias internas de los artículos utilizados en la descomposición. Esto hace posible, de forma sencilla e intuitiva, un sistema muy refinado y flexible de calcular los precios finales de nuestras partidas, productos y servicios.

Criterium CyP no está enfocado únicamente al sector de la construcción sino que tiene también un perfil industrial, esto ha permitido trasvasar, de forma muy abierta, conceptos entre ambos tipos de actividades, lo que a la larga redunda en beneficio de las prestaciones finales del programa en sus distintos perfiles de trabajo. Como consecuencia de lo anterior, una de las prestaciones estrella es la parametrización del descompuesto. En base a las cantidades y medidas de un producto y mediante el uso de fórmulas podemos obtener el descompuesto final de un producto. De esta forma, parametrizando adecuadamente un producto, podemos obtener el descompuesto final de un producto final con distintas dimensiones. Esto reduce de forma considerable de la complejidad a la hora de trabajar con productos hechos a medida en base a un modelo base. Estos descompuestos son los típicos escandallos que utilizan otros programas, aunque no estamos de acuerdo con tal definición.

Dado que se especifica claramente el tipo de recurso que estamos tratando a la hora de hacer el descompuesto e indicamos las subcontrataciones necesarias en el mismo; podemos utilizar este sistema como una potente base a la hora de planificar necesidades de recursos y compras de materiales y subcontratas de trabajos. De esta forma abrimos una interesante puerta a la gestión de la producción en empresas industriales.

Tengo la sensación de haberme dejado muchas cosas en el tintero y haber sido demasiado confuso en esta entrada, pero no puede ser de otra forma, las funcionalidades de presupuestado y medición en Criterium CyP (por cierto, una prestación algo escondida) son tan potentes o más que las de programas que están enfocados exclusivamente a este tipo de trabajo.

Actualmente muchas empresas se estarán preguntando sobre la utilidad real de los seguros de crédito y caución. Cuando las cosas van bien no son necesarios, ya que solo aseguran a los clientes sin riesgos reales de impago. Y cuando van mal las aseguradoras rápidamente mandan notificaciones y escurren el bulto. Solo son válidos en aquellos periodos intermedios, en que un cliente deja de ser bueno y el seguro aún no se ha enterado, normalmente gracias a la pésima política de aplazamiento de pagos que llevamos a extremos morbosos en España. Pero bueno esa es otra cuestión.

En Criterium CyP el control del riesgo se ha mimado a su máximo detalle. No nos limitamos al un sencillo registro del riesgo asegurado por cliente. En nuestro caso se puede mantener el histórico de evolución del riesgo asegurado por empresa, pero aún mas importante, se pueden mantener varios seguros para un mismo cliente y empresa. Aunque no es posible asegurar una misma factura con varias aseguradoras distintas, hay ocasiones en que puede ser interesante distribuir el volumen de riesgo entre varias. Así, cuando superemos el límite asegurado con una compañía podemos declarar las nuevas facturas con otra distinta. No hay nada que impida esta complementariedad de pólizas y nosotros la hemos soportado desde el primer momento.

Existe un registro específico para las declaraciones a la aseguradora. Esto no solo permitirá generar automáticamente la documentación a presentar, sino que nos ayudará en las declaraciones de seguros complementarios y nos permitirá mantener un histórico que podemos usar a la hora de hacer los ajustes anuales de los volúmenes reales de créditos asegurados. Este proceso rara vez se lleva a cabo por las empresas pero es muy recomendable ya que en las pólizas, generalmente, se paga solo por las cantidades aseguradas realmente no por las cantidades declaradas. A pesar de que este procedimiento suele ser muy confuso y complicado, ya que hay que tener en cuenta facturas declaradas y aplazamientos de las mismas, no se dejen asustar por ello y establezcan un método adecuado para llevarlo a cabo según las condiciones pactadas en la póliza. Les puede suponer un importante ahorro de costes y las compañías aseguradoras se hacen el loco y no lo suelen hacerlo de oficio.

En estas declaraciones se contempla la figura del cliente anónimo y el cliente de otros países.

De forma adicional se puede gestionar el riesgo asumido por la empresa. Este puede ser interesante para controlar de forma automática niveles de riesgo que necesiten de estudios o autorizaciones especiales. Además, podemos mantener el históricos de riesgos asumidos por empresas, así como los responsables que autorizan dichos límites.

Toda actividad empresarial implica cierto riesgo comercial, y aunque es ineludible, ya que no es posible asegurar el 100% de las ventas, al menos si que mantendremos bajo control del mismo.

Toda la información que nos suministran los límites asegurados de los clientes y los niveles de riesgos asumidos por la empresa no servirían de nada sin un informe que condensara ambos límites y los riesgos reales y actuales del cliente.

Existe un informe para el análisis global del riesgo del cliente por empresa donde, de forma sencilla, verá las cantidades aseguradas y el riesgo asumido por la empresa en correlación con el riesgo dispuesto a través de la actividad comercial habitual con sus clientes.

No nos limitamos a los efectos pendientes de vencimiento o las facturas pendientes de cobro, sino que también añadimos los albaranes pendientes de facturación y los pedidos pendientes de servicio. Evidentemente cada una de esas operaciones tiene un nivel de riesgo distintos y debe ponderarlas en su justa medida y en función a sus productos. Las empresas que trabajan bajo pedido con productos muy diferenciados seguramente consideren que un pedido terminado y pendiente de servir son un riesgo muy significativo ya que no es posible o muy complicado colocar esos productos a otros clientes.

En dicho informe se añaden las correspondientes fechas para que pueda evaluar la evolución próxima del riesgo: fecha de vencimiento de los efectos y la fecha prevista de entrega de los pedidos pendientes de servir. De esta forma puede controlar la evolución del riesgo acompasando servicio de pedidos y vencimiento de cobros.

Además de este informe individual existe otro para analizar, de forma sintetizada, el riesgo de todos sus clientes.

Con Criterium CyP, tendrá un control del riesgo comercial con sus clientes envidiable.

Esta versión viene cargada de jugosas prestaciones, el registro de cambios es el siguiente:

A resaltar:

• Se ha incorporado la posibilidad de exportar contabilidades a A3. Esto podría ampliarse, de forma sencilla, a otros programas a petición del usuario. De esta forma se facilita el traspaso de información a los programas de contabilidad usados en las asesorías, posibilidad interesante para pequeñas empresas.
• Mejoras en las rutinas de verificación de los NIFs utilizados en España: NIF de personas físicas y jurídicas y NIEs.
• Verificaciones de números de IVA comunitarios.
• Emisión de archivos según normas bancarias 19 y 58.
• Añadidos los campos latitud y longitud y su localización a través de las direcciones. Esperamos empezar a hacer uso de esta nueva y excitante prestación.
• Creación del sistema MindMapDesk, del que le hemos hablado en otras entradas y que abre un mundo nuevo a la interfaz de usuario.

Estas no son las únicas novedades, aparte de esto se han añadido, afinado o corregido otros pequeños detalles. Como se puede apreciar, este tiempo nos hemos dedicado a generar valor añadido a Criterium CyP. A partir de ahora nos vamos a centrar en desarrollar el perfil de trabajo para empresas transportistas.

A lo largo de esta serie de entradas les hemos hablado sobre:

• MMD I: Interfaz de usuario
• MMD II: Mapas mentales
• MMD III: Esquema de seguridad
• MMD IV: Personalización de entorno de trabajo

A llegado el momento de hablarles de MindMapDesk, denominación con la que se ha bautizado al sistema que hemos inventado para organizar las prestaciones y el trabajo en Criterium CyP.

Al igual que nuestra interfaz actual de trabajo, está basado en una estructura jerárquica de las opciones organizada en niveles para facilitar la atención selectiva y la memorización visual.

En MindMapDesk se siguen los principios de los mapas mentales. Una forma de organizar la información mas adecuada al funcionamiento de nuestra mente. Es una aplicación de dichos mapas a los ERP o programas de gestión integrada. De hecho, los mapas utilizados se generan y editan usando Freemind, para lo que solo hay que seguir unas reglas básicas. Un procedimiento muy sencillo y potente para facilitarle al usuario la modificación y creación de sus propias mapas mentales de trabajo.

Con MindMapDesk podrá acceder a formularios, informes y consultas SQL sin vulnerar las reglas de seguridad de Criterium CyP ya que su sistema de seguridad está basado en permisos a nivel de datos asignados a roles que se heredan por los usuarios de forma acumulativa.

MindMapDesk es un meta-sistema que permite todas las posibilidades de trabajo estudiadas en la entrada MMD IV:

• Creación de favoritos: No solo de los formularios o informes usados mas habitualmente sino de otras aplicaciones de nuestro equipo, direcciones web, emails, archivos y directorios.
• Organización por flujos de trabajo: Las acciones se pueden organizar según los procesos asociados a un usuario o área organizativa concreta de la empresa.
• Organización por sector: Se pueden agrupar conjuntamente y de forma secuencial todas las acciones utilizadas en un perfil concreto de empresa en base a su sector o necesidades.
• Organización por procesos o tareas: Por ejemplo el cierre contable anual, el análisis mensual de costes, la gestión de una provisión de fondos, ...
• Organización por escenarios: Con toda la complejidad y combinaciones posibles entre sectores, departamentos, necesidades, roles y usuarios.
• Organizador temporal de tareas: Como un uso muy avanzado podríamos mantener incluso una agenda, según el sistema GTD o cualquier otro, con las tareas asociadas a distintos objetos de Criterium CyP o a enlaces externos.
• Guía para el usuario: Se puede utilizar para guiar al usuario en la realización de procesos que, por ejemplo, se realizan de forma muy esporádica y que por tanto el usuario no llega a memorizar adecuadamente.
• Abstracción de la complejidad: Para usuarios con uso muy puntual o definido de la aplicación se pueden montar sencillos mapas que le eviten información innecesaria y no le abrumen con las innumerables opciones de nuestro ERP.
• Herramienta de formación: Usando las bondades de los mapas mentales y la posibilidad de incluir enlaces y notas en el propio documento podríamos montar inmejorables sistemas de formación para facilitar el aprendizaje y guiar en sus primeros pasos a los usuarios de la aplicación.

Todo esto y algunas cosas más es lo que creemos que se puede conseguir con el uso de MindMapDesk.

Indicar que la tecnología subyacente no está limitada a los mapas mentales, también pueden usarse páginas html, archivos flash e incluso pdfs para las mismas funciones que aquellos, aunque en este caso se pierde potencia. Además, todas estas opciones se pueden gestionar a nivel de usuario.

Esperamos que disfruten de este inédito e innovador sistema que añade con elegancia y sencillez una potencia que por ahora no encontrará en ningún otro software del mercado. Al menos a nosotros no nos consta que ninguna aplicación utilice de esta forma la potencia de los mapas mentales. Incluso pensamos que sería una opción muy interesante para extender el típico escritorio del sistema operativo, que hasta ahora no pasan de una organización plana de enlaces.

Próximamente se lanzará un repositorio en la web de Criterium para distribuir los archivos "mm" que se diseñen para su uso en el MindMapDesk de Criterium CyP. Esperamos que nuestros usuarios se animen y contribuyan con sus propios mapas.

Cuando trabajamos con un ERP de la envergadura de Criterium CyP nos encontramos con la necesidad de poder reducir la complejidad del mismo para adaptarlo al trabajo que realiza un usuario determinado o al sector donde se aplica el programa.

La aplicaciones que trabajan mediante menús en árbol, como Adempiere, dan la opción de personalizar dicha estructura. Esta suele ser también la opción de aquellas aplicaciones que trabajan mediante la típica barra de opciones lateral que introdujo Outlook. Se suele permitir la modificación o creación de dichas barras para adaptarlas a las necesidades de los usuario. En estos casos las opciones posibles están pre-configuradas en la propia aplicación, por lo que este método no va mas allá de permitir reorganizar un poco las opciones o hacer una barra de "favoritos". Entiendo que las aplicaciones que integran árboles en dichas barras, como Dynamics AX y NAV, permitirán algo similar.

A las limitaciones de estas posibles modificaciones hay que añadir los inconvenientes de las barras de opciones, que quitan espacio de trabajo y solo son viables en programas con pocas prestaciones. En programas mas complejos una mejor aproximación al problema de la organización de infinidad de opciones es el menú en árbol de Adempiere. La interacción del usuario no requiere tantos clic y se facilita la visualización "mental" de todas las opciones en un mismo lugar. Este tema ya se trató en la entrada I sobre MMD: Interfaz de Usuario.

En ocasiones se añade un panel de control o "dashboards" con las opciones mas usuales e importantes del proceso o rol del usuario. En estos casos es muy interesante que se permita su modificación

Adempiere también trabaja con el "workflow" o flujo de trabajo y lo añaden como concepto usable a la hora de organizar y trabajar con la interfaz del programa.

SAP introduce los escenarios: "Hay escenarios empresariales diferentes que puede aplicar según su rol como usuario y el tipo de empresa que desea dirigir". Esta misma aproximación la utilizan otras aplicaciones para adaptarse de forma automática al usuario y sus necesidades concretas. En estos casos no es sencillo añadir la posibilidad de modificación por parte del usuario pero sin embargo las aplicaciones mas avanzadas lo permiten, aunque necesariamente dichos cambios tienen cierta complejidad.

En Criterium CyP, hasta ahora, hemos confiado en la capacidad del usuario para trazar su propio esquema de trabajo basado en un mapa mental de las opciones que mas utiliza. Por ello se ha optado por una interfaz con una estructura jerárquica y una composición fija. Sin embargo, reconocemos que nuestro ERP adolecía de la posibilidad de que el usuario personalizara y adaptara su interfaz a su necesidades o querencias concretas.

La mayoría de las aplicaciones con numerosas prestaciones incorporan algún sistema para personalizar la organización y el trabajo del usuario:

• Gestionar favoritos para las acciones mas usuales.
• Configurar flujos de trabajo.
• Paneles de control o cuadros de mando.
• Adaptación automática a departamentos, roles y/o sectores.
• Escenarios empresariales y/o de roles.

Nosotros hasta ahora no hemos incorporado ninguno de ellos porque consideramos que son demasiado básicos o muy rígidos. Hemos estado buscando durante mucho tiempo hasta dar con un sistema que no tenga esas carencias. Al final lo hemos encontrado y le aseguramos que es un método inédito e innovador y que posiblemente seamos de los primeros en usarlo de forma tan flexible y potente en el entorno de un ERP. Sin embargo, eso ya es el tema de la última entrada de esta serie MMD.

Las aplicaciones en tres capas, lo que incluye en parte a las aplicaciones web, normalmente establecen su estructura de permisos y visibilidad de los datos en la capa intermedia.

En el caso de las aplicaciones en 2 capas, como Criterium CyP, se suele establecer la seguridad a nivel de aplicación cliente. Este sistema parece un residuo histórico que no tiene sentido en la actualidad.
Las primeras bases de datos, (Btrieve, CISAM, ...) eran un fichero binario ilegible por los humanos y muy complicado de leer por los ordenadores si no se sabía la estructura exacta del mismo. En este sentido un sistema de seguridad basado en el cliente era suficiente.
Posteriormente nacieron formatos de tabla que integraban la definición de los campos contenidos en el propio fichero. Esto hacía mas sencilla su lectura a los programas de ordenador. Es el caso de Dbase, Paradox, FoxPro y recientemente Access. El establecer los permisos a nivel de aplicación cliente ya no era suficiente, ya que los usuarios avanzados podían acceder de forma directa a los datos saltándose dicha protección. Es increíble la cantidad de aplicaciones, basadas en tablas planas e incluso servidores SQL, que siguen manteniendo este obsoleto sistema de protección. No hay duda que la "protección por oscuridad" los sigue protegiendo de la mayoría de los usuarios, sin embargo solo hay que tener un poco de inquietud y curiosidad para saltarse estas medidas de protección. Este es un engañoso método de seguridad que por supuesto no hemos considerado. Algunos programadores, mas preocupados por la seguridad de sus datos, ingeniaron métodos para encriptar los datos o directamente usaron los que incorporaban de serie las propias bases de datos, que la mayoría de las veces eran muy sencillos de evitarse ya que se trata de métodos estándar muy conocidos
Hay un método aún mas básico que el anterior que está basado en la accesibilidad a los menús por parte de los usuarios. La verdad es que esto hace que necesariamente se tenga que limitar la flexibilidad y libertad a la hora de moverse entre distintas ventanas por parte del usuario. Este es un método muy básico y por tanto solo aplicable a aplicaciones también muy básicas.

Criterium CyP funciona sobre un servidor SQL. Inicialmente se estableció un sistema de permisos basado en el rol asignado al usuario. Al menos en la base de datos utilizada en nuestro ERP no hay posibilidad de conectar a los datos con más de un rol. Debido a esto este método tiene numerosas limitaciones a la hora de usarlo en un entorno de producción pequeño donde un mismo usuario tiene asignados numerosos roles de trabajo distintos y que además son muy cambiantes. Este problema es menor en las grandes organizaciones donde las tareas de cada usuario están establecidas de forma más rígida y estable.
Para solventar este problema, sin necesidad de multiplicar innecesariamente el número de roles creados para soportar todas las posibles opciones de combinación de roles mas básicos, hemos establecido un método basado en permisos asignados individualmente a cada usuario a partir de los permisos concedidos a los roles a los que pertenece. Viene a ser un sistema acumulativo de asignación de permisos basado en roles. De esta forma mantenemos la granulidad de los permisos sobre roles básicos.
Nuestro método en la capa de datos nos permite un control estupendo de los datos a los que puede acceder cada usuario y lo que puede hacer con ellos. El usuario no puede saltarse esa limitación accediendo directamente a la base de datos con alguna herramienta de administración específica o estableciendo conexiones ODBC/JDBC/ADO. Es más, el usuario puede utilizar este último tipo de conexiones para extraer y analizar la información de la base de datos, pero sin posibilidad de vulnerar sus asignaciones de privilegios en los datos.
En nuestro caso ni siquiera habría que utilizar otros productos o tecnologías para realizar esta "minería de datos no autorizada", Criterium CyP incluye potentes herramientas que podrían utilizarse para ello si se usara un esquema de seguridad basado en la aplicación cliente. El editor de informes permite hacer consultas SQL de forma directa a la base de datos. Además hemos programado expresamente la posibilidad de definir y guardar sentencias SQL mediante formularios específicos. Esta es una estupenda herramienta para montar cuadros de mando basados en la consulta directa de los datos.
En Criterium CyP cualquier usuario puede acceder a cualquier formulario o informe, cosa distinta es que pueda ver los datos mostrados en los mismos. Esto nos abre unas posibilidades a la hora de montar métodos de trabajo que no tienen otros programas. Sería una pena tener que restringir potencia tan solo para evitar un deficiente diseño del esquema de seguridad de los datos. Además, serviría de poco ya que podrían utilizarse otras herramientas para saltarse esa limitación impuesta.

Desde hace años una de mis aplicaciones mas queridas es Freemind, y el fichero mas valioso en mi disco duro es mi Mapa mental. Recientemente he descubierto el método de gestión de actividades GTD. Leyendo sobre este método he encontrado la explicación de una de las razones principales para mi uso de los Mind Map: Vaciar la mente.

Es increíble la cantidad de ciclos cerebrales que se gastan en el hecho de recordar cosas. Además, este proceso produce bloqueos en la actividad normal de la mente. En el trabajo de un analista-programador es fundamental esta libertad para pensar tranquila y libremente; el proceso de vaciar la mente de datos innecesarios es fundamental.

Recuerdo que al principio gastaba muchísimas energías en recordar las cosas. Con el simple hecho de apuntarlas en un folio me liberé de esta carga y esto me evitó desperdiciar muchísimas horas de sueño. No hay mejor camino para el insomnio que tener que recordar algo a la mañana siguiente. Por lo visto el cerebro no está muy optimizado para esta labor de recuerdo a corto plazo, y pone esos datos en una memoria volátil y pequeña (por explicarlo en términos informáticos). El peor enemigo de la misma es el resetéo que se produce al dormir.

Una vez descubiertas las bondades de las notas para descargar el cerebro y dado que se acumulaban me surgió la necesidad de organizar y archivar toda esa información. En este momento es cuando descubrí las bondades de los mapas mentales y de FreeMind.

Actualmente no uso este programa tan solo en términos de mapas mentales, donde le hago un uso secundario, también le doy otras utilidades que para mí son tanto o más importantes:

• Recopilación de enlaces a información. Este método jerárquico y relacionado de información es muy eficaz.
• Desarrollo y archivo de ideas a través de procesos de brainstorming. Junto con notas y enlaces relacionados.
• Archivo de información sobre el qué y cómo hice algo. Este programa no solo me permite vaciar mi memoria a corto plazo sino también eliminar datos innecesarios que no necesito memorizar a largo plazo. Esto da frescura a la mente para que explore todo lo que le apetezca.
• Planificación de tareas. Este aspecto lo estoy depurando actualmente con ayuda del método GTD. Con la cantidad de información, ideas y tareas pendientes he tenido que volver a recurrir a hojas con listados de tareas inmediatas para no aturdirme. Espero que el GTD añada coherencia y organización a mi querido mapa mental.

No todo son ventajas en el uso de los mapas mentales, como efecto secundario está el hecho de que he desarrollado tal habilidad para vaciar mi mente que como no tome nota sobre algo, lo olvido inmediatamente. De todas formas este es un problema menor que se puede solucionar de forma sencilla con una hoja, una libreta o el mismo móvil.

Les recomiendo encarecidamente que exploren este concepto de los Mind Maps, no necesariamente con un programa, también vale hacerlo a mano, y de hecho mucha gente lo prefiere así. En mi caso los procesos más asociados a los mapas mentales los acostumbro a hacer solo en mi cerebro por lo que para mí tienen mas importancia las utilidades anteriores. Por ello hago uso de forma intensiva de FreeMind.

No piensen que esta entrada se separa de la temática de este foro: Criterium CyP. En mi archivo de mapa mental hay mucho trabajo ya archivado como referencia, cuando merece la pena, relacionado con el programa. Además, hay varios años de posible trabajo en base a ideas sobre mejoras y ampliación de prestaciones. Ese material está en distintas fases de evolución: en forma de idea superficial inicial, con recopilación de información, analizada y diseñada una implementación posible y pendiente de programación. Esta es una información muy valiosa que espera organizada por plazo de implementación (corto, medio y largo) en la nevera del desarrollo de nuestro ERP.

Por otra parte esta entrada forma parte de la serie "MMD" y al final de la misma descubrirán por qué ;)

Como en tantas otras cosas, en la interfaz de trabajo de Criterium CyP hemos seguido de forma deliberada ciertos principios propios. Posiblemente no seamos los únicos que lo hacemos y no están basadas en sesudos estudios de usabilidad sino en nuestra experiencia e intuición. Puede que nos hayamos equivocado, pero desde luego no lo habremos hecho de forma inconsciente. Estos son los principios que rigen el diseño de nuestra interfaz de usuario.

Uso intensivo de la memoria visual

Personalmente no soporto las nuevas interfaces de usuario que cambian constantemente de posición o apariencia. Esta técnica dificulta la memorización visual de las acciones mas usadas.

En este sentido tampoco hemos considerado adecuada la técnica del uso de menús. En el caso de un ERP como el nuestro, con más de 630 formularios y 620 informes (y creciendo) eso se traduciría en la existencia de innumerables sub-menús. Ese necesario anidamiento y el propio mecanismo de uso de los menús haría imposible que el usuario se hiciese una idea clara del conjunto de opciones de Criterium CyP. Incluso sería complicado que recordase la ubicación exacta de las acciones mas utilizadas.

Otras aplicaciones trabajan con barras tipo Outlook. Pero consideramos que este método es muy limitado en cuanto a las opciones que pueden introducirse en cada panel y funciona mejor para entornos MDI, tipo de entorno que hemos descartado desde el principio a favor del SDI y sus ventajas.

Otra opción hubiesen sido los árboles de opciones. Es la que usan la mayoría de los ERP grandes, de forma independiente (Adempiere) o conjugados con las barras anteriores (Dynamics Nav y Dynamics Ax). Este método permite organizar infinidad de acciones. Sin embargo, tampoco es el método óptimo para facilitar la memorización visual del usuario. Otro inconveniente, es que no permite la recogida de valores que son usados posteriormente a la hora de lanzar formularios.

Al final hemos optado con un escritorio de lanzamiento de acciones, formularios principalmente, organizado de forma jerárquica. Viene a recoger la organización por niveles del árbol anterior pero mediante una foto fija.

En el nivel 1 tenemos las distintas áreas en que se divide la gestión de una empresa: Ventas, Comercial, Calidad, ... Este nivel se estructura mediante una lista.

En el segundo nivel, trabajando mediante pestañas, hacemos una división del nivel 1 organizamos el área superior en procesos diferenciadas y que generalmente son llevados a cabo por distintas personas o departamentos.

En el tercer nivel, mediante una cuadro de opciones, organizamos las distintas entidades del proceso superior: pedidos, pagos, facturas, etc.

El nivel mas bajo sería el de la acción concreta que queremos ejecutar.

Es una organización jerárquica, como en el caso de los árboles, pero mucho mas visual. Esto le permite al usuario memorizar la ubicación de las opciones mas utilizadas y obviar el resto.

Atención selectiva del usuario

Basándonos en la estructura fija anterior y en la atención selectiva, de la que todos hacemos uso, evitamos que el usuario se abrume con tantas opciones. En Criterium CyP se pueden gestionar numerosos departamentos y procesos de una empresa, sin embargo, en poco tiempo el usuario se enfoca únicamente en los procesos y entidades propias de sus funciones y obvia el resto.

Este método no solo funciona a nivel del organizador-lanzador de formularios, también lo hace muy bien a nivel de formulario. Puede que cuando un usuario nuevo se enfrenta a la ficha de un registro o de un pedido, se sienta un poco cohibido dada la infinidad de datos que incorpora. Sin embargo, en el momento que los use varias veces obvia todo aquello que no necesita. De esta forma facilitamos el reconocimiento completo de las opciones posibles de un registro. También evitamos el anidamiento independiente de acciones asociados a un registro, lo que termina siendo confuso. Cuando un usuario busca una opción o dato que intuye que puede incorporar una entidad (por ejemplo un proyecto) no tiene que buscar fuera del registro del mismo a través de botones o menús.

Escritorio de trabajo independiente del sistema operativo

La mayoría de los escritorios actuales manejan de forma farragosa las aplicaciones SDI, concretamente la gestión de ventanas independientes. Eso es lo que motiva en muchas ocasiones el uso de esquemas MDI, que a estas alturas debería estar superado. Este último modo de trabajo tiene numerosos inconvenientes:

• Hay que plantear un sistema adecuado de gestión de ventanas, y la mayoría de las aplicaciones no consiguen este objetivo ya que se limitan a una mera lista de ventanas en un menú generado automáticamente. Al final se complica el flujo de trabajo multitarea.
• Se reduce el espacio de trabajo del usuario lo que dificulta la visualización de múltiples registros dentro de la misma aplicación.
• Se complica la visualización conjunta de información de aplicaciones distintas.

Una cosa que teníamos clara es que no queríamos trabajar bajo las limitaciones anteriores, por lo que hemos buscado una solución para solventar los inconvenientes del manejo de las aplicaciones SDI por el S.O.

La solución mas elegante que hemos encontrado es la incorporación de un selector de ventanas abiertas dentro de Criterium CyP. Es algo como el Ctrl + Tab de windows, pero mejorado.

A esta función se accede pulsando F10 en cualquier pantalla. Esto nos mostrará un listado de todos las formularios que tenemos abiertas para una selección rápida del que queremos activar.
Opcionalmente se previsualizará la ventana seleccionada en el selector, incluidas aquellas que están minimizadas, para escoger con mas precisión cuando trabajamos con formularios similares con distintos registros.
Con un simple "Enter" activaremos la ventana seleccionada.

Este método es sencillo y eficaz; esperamos que lo disfrute.

En otro orden de cosas, jamás se nos ocurriría plantearle a nuestros usuarios un esquema modal de trabajo. Por encima, es el que solo permite trabajar en un formulario a la vez y que nos obliga a cerrarlo para poder trabajar en otro distinto. Los humanos somos multitarea, así que este método de "destrabajo" contradice todas las leyes de la naturaleza y la eficiencia. Es una reminiscencia de los S.O. monotarea que muchas aplicaciones arrastran por cuestiones diversas (pero ninguna buena). En Criterium CyP podrá trabajar en cuantas cosas necesite a la misma vez. Su única limitación será la capacidad para organizarse de su cerebro ;)

Agilidad en el trabajo

Nuestro lanzador de formularios está planteado para ser eficaz, sencillo y fácil de memorizar, sin embargo tratamos que lo use lo menos posible. Una vez que esté rellenando un registro no tendrá que volver atrás para modificar o crear otro registro independiente que sea necesario. Por ejemplo si está rellenando un pedido, desde ese mismo formulario podrá lanzar los formularios que le permitan añadir, modificar o consultar empresas, clientes, artículos, proyectos, formas de cobro, pedidos de compra, presupuestos de venta, ...Esta característica le permitirá agilizar al máximo la gestión de las entidades de los procesos a su cargo: presupuestos, cobros, clientes, ...

Este principio también se aplica en formulario lanzador, si sabe el número del registro que está buscando (factura, cliente, proyecto, ...) no tendrá que pasar por un formulario intermedio para poder seleccionarlo, puede introducir manualmente ese número y podrá visualizar el formulario asociado de forma directa.

Sencillez

Casi todos los formularios usados en la aplicación heredan de 4 tipo de formularios básicos. Una vez sepa manejar esos 4 tipos básicos puede explorar con toda tranquilidad nuestro ERP.

Seguridad

Todos los cambios llevados a cabo en Criterium CyP pasan por un procedimiento de aprobación y cancelación. Puede borrar y modificar lo que quiera en un formulario y no pasará nada hasta que le dé al botón de "Salvar".

Potencia

Creemos sinceramente que el usuario de las aplicaciones de gestión es un ser inteligente ;), y dada esa plena confianza no ocultamos innecesariamente potencia a los mismos. Los usuarios mas inquietos pueden modificar las rejillas de datos y los formularios, añadir y modificar los informes, establecer filtros avanzados de datos e incluso hacer consultas directas a la base de datos. Aquellos usuarios mas tranquilos pueden obviar toda esta potencia y apoyarse en el manitas de la oficina.

Una de las cosas pendientes en Criterium CyP era incluir la posibilidad de envío de SMSs. Reconozco que este tipo de comunicación instantánea tiene cierta utilidad para comunicación interna entre trabajadores o para avisos comerciales y de logística. Sin embargo ninguno de nuestros clientes ha tenido necesidades al respecto hasta ahora.

Hace unos días nos pusimos en el desarrollo de este tipo de comunicación. Después de un tiempo de investigación y análisis hemos llegado a la conclusión que salvo que surjan necesidades concretas de alguno de nuestros clientes es una tecnología que vamos a obviar.

Personalmente creo que los SMSs no tienen mucha utilidad fuera de ambientes informales y juveniles. Además para su uso en el mundo de la empresa es un medio caro y con alternativas mucho mas interesantes como el correo electrónico. De hecho en países mas desarrollados en tecnología de consumo masivo como Japón no se hace apenas uso de este medio y si se usa el correo electrónico de forma generalizada.

Entiendo que a medida que la tecnología móvil permita sistemas operativos que puedan correr aplicaciones mas elaboradas (lo que ya es una realidad a precios muy razonables) y, por otro lado, se abarate el coste de la conectividad web; la comunicación SMS va a ser una tecnología que va a dejar paso a otras mas conectadas como pueden ser clientes de mensajería instantánea movil (Messenger, Jabber, GTalk, ...). Además seguramente se desplieguen herramientas que se integren mejor en un móvil para un uso constante de webs como tuenti.

Lo anterior es aplicable al mercado informal y juvenil del SMS, en cuanto a la empresa es un servicio que está en claro retroceso y en los pocos usos actuales del mismo se está sustituyendo por el correo electrónico. Actualmente cualquiera que necesite una comunicación fluida con su empresa casi con toda seguridad tiene una Blackberry o un dispositivo similar que le permita acceder a su correo electrónico. Eso sin hablar de clientes como el de GMail para Symbian y otros S.O. móviles.

Por todo lo anterior es por lo que hemos decidido pasar, por el momento, de implementar un sistema para enviar caros SMS en Criterium CyP.

Al estar muy extendido el uso de Blackberry y similares servicios entendemos que no es extraño que se cuente con una cuenta de correo electrónico móvil (por ejemplo @mobileemail.vodafone.es ) donde se rederige el correo de la cuenta formal de la empresa. Pensamos que el uso directo de dicha dirección, u otra similar, puede ser un sustitutivo estupendo para comunicaciones tipo SMS. Por ello hemos añadido un campo para el registro expreso de dicha dirección de email. Además, se ha integrado una herramienta rápida y sencilla de redactado y envío de mensajes.

Tenemos una empresa cliente que es una buena candidata para su uso así que ya comunicaremos que resultado tiene este método.

Según la wikipedia: Geocodificación es el proceso de asignar coordenadas geográficas (e.g. latitud-longitud) a puntos del mapa (direcciones, puntos de interés, etc.).
Esta técnica y otros conceptos similares como Georeferenciación y Geoposicionamiento, junto con modernas herramientas como Google Earth, añaden una nueva faceta que resulta muy interesante para los ERP como Criterium CyP.
Acabamos de integrar la latitud y longitud a todos los registros que ubiquen una dirección física: empresa, cliente, proveedor, proyecto, dirección, ... A pesar de poder contar con la posibilidad de localizar dichos datos a través de las direcciones, este registro explícito de los mismos nos permite muchísima mas precisión y reduce la complejidad y los recursos necesarios a la hora de utilizar esa Georeferencia.
Dado que son datos que generalmente no vienen en la tarjeta de visita, hay que implementar un método para su obtención. Hemos optado por utilizar la API de Google Maps.

También se ha barajado la posibilidad de trabajar con bases de datos de códigos postales que incorporen la latitud y longitud. Las hay relativamente baratas pero con nuestro método se puede llegar a obtener mayor precisión.
Usa vez sentada la base para el registro y captura de las coordenadas geográficas, empezamos el desarrollo de nuevas prestaciones que hagan uso de las mismas. Estamos pensando en algunas muy interesantes:

• Planificación de viajes comerciales.
• Análisis de impacto geográfico de campañas comerciales.
• Análisis geográfico de ventas y distribución de clientes.

Esto en cuanto a prestaciones de uso generalizado, sin embargo donde realmente sacaremos jugo a todo este mundo será en la ampliación de prestaciones para el perfil de trabajo en el sector del transporte:
 

• Geoposicionamiento de recursos: conductores, tractoras, remolques.
• Planificación de cargas a través de datos objetivos de proximidad de los recursos en tránsito.
• Etc

Llegará un día en que la latitud y la longitud serán un dato tan necesario como el teléfono o el email, y las bases de datos de programas de gestión los incorporarán de serie. Por lo pronto, en Criterium, ya nos hemos adelantado. Acabamos de abrir una interesante puerta y se aceptan sugerencias :)
P.D. (06-05-2009): Hemos añadido la posibilidad de ajustar la precisión de la consulta integrando los mapas de Google Maps en la propia aplicación.