En Criterium CyP se ha optado por un método sencillo para integrar la gestión de documentos electrónicos. Una opción era integrar la gestión de ficheros dentro de la propia aplicación; sin embargo, hemos considerado que, en el entorno de una PYME, sus inconvenientes no compensarían sus ventajas. Este sistema, de alguna manera secuestra la documentación dentro de la propia aplicación, lo que a la larga se convierte en un problema a la hora de usarla y gestionarla. En lugar de este sistema hemos optado por apoyarnos en otros servicios para facilitar la gestión documental.

Los ficheros se gestionarán por los servidores de archivos de nuestra empresa, en los que tendremos que establecer la conveniente estructura de permisos. La aplicación se limita a crear directorios, comprobar la existencia o no de los mismos y funcionar como un índice de la documentación guardada.

Cada registro mantiene una ruta donde crear directorios. Los directorios finales donde se guardarán los archivos electrónicos se crearan utilizando esa ruta y la clave del registro: número de factura, de asiento, de cliente, etc. Configurando estas rutas podemos trasladar toda nuestra base documental de servidor sin ningún tipo de problema.

Cuando trabajamos con un registro que tiene activo el soporte documental, y si hemos configurado la ruta y la opción global de comprobar la existencia del directorio asociado al registro, el icono con la carpeta que está situado en la parte superior derecha, junto a los botones del sistema, cambiará de color para indicarnos que hay un directorio asociado a ese registro. Pulsado sobre dicho icono (o usando la opción del menú o el atajo de teclado Ctrl+A) se nos mostrará el directorio si existe, o se nos pedirá crearlo en caso contrario.

No obstante, aparte de este método en algunos registros existen sistemas para guardar en la propia base de datos los archivos digitales. En el sistema acumulado de conocimiento se pueden guardar ficheros; en las líneas de presupuestos y pedidos, imágenes; en el registro de la empresa ,logotipos; en el sistema integrado de faxes, los propios faxes; etc. Sin embargo esta prestación debe usarse con cautela ya que puede hacer crecer significativamente el tamaño de la base de datos y de esta manera dificultar el despliegue y la gestión de la misma.

Registro de cambios en Criterium CyP para esta nueva versión:

Destacar las siguientes novedades:

• Creación de un sistema para gestionar y compartir enlaces por módulos.
• Registros para realización de traspasos financieros.
• Modificaciones en la contabilidad para adaptación a formatos del registro mercantil y creación de grupos de sujetos a largo plazo.

En su momento pensamos que sería buena idea contar en Criterium CyP con un repositorio donde ir guardando información relacionada con un determinado tema. A este sistema lo llamamos sistema acumulativo de conocimiento. Reconocemos que quizás es un nombre pomposo, pero define muy bien su función.

Cuando realizamos una tarea que poco frecuente y que tiene cierta complejidad es complicado recordar exactamente la información relacionada con la misma. Una opción es guardar notas en algún sitio. Sin embargo, con este sistema, el problema se traslada a saber donde guardamos las distintas anotaciones. Este y otros problemas es los que trata de solucionar esta prestación.

La información puede asociarse al formulario activo, al área o módulo o ser aplicable de forma general.

Se pueden registrar notas sin límite de tamaño, enlaces a direcciones web e incluso insertar archivos.

Entre sus utilidades posibles destacamos:

• Compartir trucos e información con compañeros del mismo departamento.
• Utilizarlo para almacenar indicaciones o instrucciones por las personas mas cualificadas a nuevos usuarios o personas en que delegan parte de su trabajo.
• Almacenar información que puede ser útil mas adelante como referencia.
• Adjuntar a un formulario un fichero con una plantilla que se usará junto al registro del mismo.
• Recopilar enlaces a direcciones web interesantes para la realización de un proceso concreto llevado a cabo a través de un formulario.
• Redactar guías y ayudas personalizadas para casos concretos o para mecánicas de trabajo propias de la empresa.
• Etc.

Esperamos que pueda sacarle un adecuado partido a esta interesante y exclusiva prestación de Criterium CyP.

Recientemente mientras recopilábamos información sobre la presentación de las cuentas anuales en los registros mercantiles, caímos en la cuenta de que sería interesante contar en Criterium CyP con un registro que nos permitiese gestionar enlaces de direcciones web. Desde luego no pensamos en un sistema que sustituya el gestor de marcadores online o de nuestro navegador, pero puede ser interesante para recopilar aquellas direcciones de uso infrecuente, como en el caso de la web del registro.

Estos son algunos de los usos que pensamos que puede tener esta prestación:

• Guardar enlaces de uso muy esporádico.
• Compartir enlaces de uso común en un área o departamento de la empresa.
• Guardar enlaces que necesariamente serán usados en un departamento o área de la empresa; sirviendo como una guía.
• Distribuir enlaces que pueden ser interesantes para nuestros compañeros de departamento.

Esperamos que alguna de estas razones o cualquier otra le haga usar este nuevo sistema, nosotros por nuestra parte, lo utilizaremos para ir distribuyendo y actualizando enlaces que puedan ser interesantes para nuestros clientes.

Para acceder a esta prestación ( a partir de la versión 1.17.20.0) se utiliza el menú "Ayuda" de los formularios o pulsando el atajo de teclado Ctrl+Alt+E.

Esta entrada tiene alguna demora con respecto al lanzamiento real de la versión, de hecho está a punto de lanzamiento la próxima versión. Este es el registro de cambios:

Como se puede apreciar casi todo son refinamientos que añaden valor añadido a prestaciones ya existentes. En Criterium CyP no dejamos de mimar los detalles.

Un objetivo corriente en la gestión financiera de una empresa es equilibrar los saldos de las distintas cuentas de tesorería bancarias: cuentas corrientes y de crédito. Esta es una tarea que no solo tiene sentido en tiempos de crisis, donde los ajustes son de cirujano financiero, sino que es conveniente siempre. Nos permite equilibrar el nivel de negocio que se le concede a cada banco y tenerlos contentos a todos y, por ejemplo, no mantener saldos ociosos en cuentas corrientes mientras nos cobran intereses en cuentas de crédito.

En el caso de un grupo de empresas con una importante vinculación operativa, también se suelen hacer traspasos financieros para equilibrar desfases temporales de tesorería.

Para llevar a cabo este juego es inevitable hacer transferencias de fondos entre distintas cuentas. Por ello, hemos decidido integrar en Criterium CyP una prestación específica para ello. No se trata de un mero registro, sino que se gestionan todos los gastos de la operación, tanto en la cuenta origen como en la de destino y se generan los asientos contables necesarios.

En el sistema están recogidas todas las casuísticas posibles en este tipo de operación.

1) Traspaso inmediato entre cuentas de la misma empresa

En este tipo de operación no se produce un desfase temporal entre la ejecución del traspaso en la cuenta origen y su recepción en la cuenta destino. Esto suele suceder cuando el traspaso de fondos se produce entre cuentas de la misma entidad o mediante una transferencia OMF. En este caso solo se genera un asiento contable que recoge el traspaso y los gastos generados, tanto en origen como en destino.

2) Traspaso entre cuentas de la misma empresa, con diferencia de fechas

Cuando se lleva a cabo una transferencia normal entre cuentas de distintas entidades se produce una diferencia temporal, generalmente de 2 días. Su origen es histórico, ya que con el actual uso de la informática ya no tiene sentido técnico. Sin embargo, es un derecho al que no renuncian las entidades financieras ya que las diferencias en fechas valor de las operaciones les suelen reportar beneficios indirectos. En este caso se llevan a cabo dos asientos, uno en la ejecución de la transferencia en origen, con su correspondientes gastos; y otro en la recepción de los fondos, también con sus gastos, aunque en este caso no suelen ser normales. Para tener una adecuado registro contable durante el tiempo en que los fondos han salido de la cuenta origen pero no han llegado a la cuenta destino usamos una cuenta puente: 5721/52011 ... operaciones en proceso.

3) Traspaso entre cuentas de distinta empresa, con y sin diferencia de fechas

En este caso el que la operación sea inmediata o difiera en fechas en origen y destino, no tiene mayor importancia. En ambos casos se van a generar 2 asientos distintos. En los dos se hará referencia a cuentas corrientes con empresas del grupo, asociadas o vinculadas. Hay que tener en cuenta que los asientos se generan en ejercicios de empresas distintas, y el uso de esta herramienta evitará el error de contabilizar la operación solo en una de las empresas.

En el primer caso tratado el uso de esta prestación no tiene mayor importancia ya que se podría resolver con un simple asiento contable, es en los otros dos casos cuando tendrá una utilidad real. Aparte de para facilitar la contabilización, los servirá como registro de traspasos de fondos entre distintas empresas.

Dado que estas trasferencias suelen tener un coste, nuestro sistema les posibilita contar con un detallado registro de los gastos generados para hacer interesantes análisis a la hora de valorar nuestra gestión financiera habitual.

Los señores redactores del los planes de contabilidad podrían esforzarse un poquito y dejar hecho su trabajo. Me explico, en las notas explicativas para la redacción de las cuentas anuales aparecen algunos puntos que hay que tener en cuenta a la hora de montar los distintos formatos de uso en la aplicación.

Por ejemplo en la cuenta de pérdidas y ganancias hay que indicar un epígrafe con "Otros resultados". Básicamente se trata de la 678 y 778. Si no estamos atentos el saldo de dichas cuentas, bastante usadas, se pierde en el limbo de la vagancia contable.

También se desdobla la imputación de subvenciones donaciones y legados. Por un lado las de carácter financiero y por otro el resto. Lo fácil habría sido desdoblar la 746 en dos subcuentas distintas de nivel 4, pero tampoco lo han hecho.

Otro olvido es la definición de los clientes y proveedores a largo plazo, de los que se hace mención en dichas notas explicativas. No les había costado nada introducir subcuentas para los mismos, sin embargo no lo han hecho añadiendo, innecesariamente, confusiones e imprecisiones. También se habla de deudas con características especiales, que aunque están definidas en el cuadro de cuentas, no tienen acomodo en el balance propuesto.

Por suerte los responsables de los registros mercantiles son mas precisos en la elaboración de su trabajo y han contemplado expresamente en los formatos todas estas notas explicativas. Si necesitamos modelos de cuentas anuales completos y claros mejor tirar del BOE que publica los formatos del registro de las cuentas anuales.

En el caso de los clientes y proveedores a largo plazo, hemos optado por incluirlos nosotros mismos. Para tratar de evitar problemas, por si en algún momento los señores legisladores contables ponen el huevo y definen grupos para ello, hemos optado por utilizar la estructura seguida en el plan de empresas inmobiliarias que si definía ambos grupos. El grupo 45 para clientes y deudores y el 42 para proveedores y acreedores.

Esperamos que esto le ayuda a ganar precisión en su información contable a la hora de trabajar con Criterium CyP.

El confirming es un método de pago que se está extendiendo entre la empresa española. Al menos antes de la llegada de la crisis, ya que en la actualidad las entidades financieras, con el objetivo de reducir sus riesgos, son mas cautelosas a la hora de contratar o mantener este producto con sus clientes.

La entidad financiera puede anticipar el cobro de la factura al proveedor a cambio de unos gastos. Este anticipo suele hacerse sin recurso. Si al vencimiento de la deuda el banco no puede cobrar la cantidad de la deuda a su cliente, con el que tiene concertado el confirming, no puede exigirnos nada. El banco asume el riesgo de impago.

Otra posibilidad es que sea con recurso, donde el riesgo de impago se traslada al proveedor,  al que cobra a través del confirming. Si el banco anticipa el cobro de la deuda estaríamos ante una situación asimilada al descuento financiero.

En esta entrada nos vamos a ocupar del confirming sin recurso y su gestión en Criterium CyP. Por supuesto, el  confirming con recurso también está contemplado y se gestionará de forma parecida a como se hace con el descuento financiero.

La cartera gestionada en nuestro ERP se entiende en sentido amplio, no solo de efectos comerciales, sino también de recibos, confirming comunicados, pagarés, etc. Por ello recomendamos que cuando recibamos una notificación por parte de una entidad financiera indicando que nos pagarán determinada factura de nuestro cliente por confirming consideremos la misma como un efecto comercial y hagamos su correspondiente entrada en cartera. Esto lo hacemos fundamentalmente por dos razones. La primera porque a esa factura ya no es necesario hacerle la gestión de cobro, por lo que tenemos que indicar que, de alguna manera, ya está cobrada. La segunda razón es que ese documento lo podremos anticipar si nuestras necesidades financieras así lo aconsejan. Por ello lo mejor es tenerlo convenientemente registrado a través de nuestros registros de cartera.

Si finalmente se produce el anticipo de este confirming, el banco nos emitirá una factura con una serie de gastos, parte de los mismos sujetos a IVA, y por intereses. Esto añade cierta complejidad a la operación ya que asociada a un movimiento en nuestra cartera de cobros hay una factura de compras que tendremos que registrar adecuadamente en el libro de facturas recibidas y que se paga compensándola del importe del cobro anticipado.

Con nuestro ERP no tendrá problemas a la hora de gestionar este tipo de casuísticas. En el caso de que la entidad financiera no emita factura simplemente tendrá que registrar una serie de gastos que serán tenidos en cuenta a la hora de hacer el asiento con el anticipo del cobro por confirming.

Si existe esa factura de gastos e intereses, podrá realizar la misma desde el propio cobro. De esta forma se registrará en nuestro libro de facturas recibidas para la compensación del correspondiente IVA. Además en el momento del anticipo se pagará dicha factura a cuenta del importe anticipado.

En Criterium CyP tratamos de no obviar ninguna de las posibles casuísticas que se producen en la actualidad en una cartera de cobros.

En el caso del confirming con recurso, una situación asimilada al descuento financiero, el anticipo del cobro se gestiona a través de las remesas. Utilizando un tipo de descuento de confirming con sus propias subcuentas para diferenciarlo del descuento de efectos comerciales mas tradicionales. 

Puede consultar la wikipedia para ampliar información sobre el confirming.

Hay algunas voces que alertan sobre el elevado riesgo de sanciones en que incurren las empresas por una inadecuada gestión de sus operaciones vinculadas.

Este tipo de operaciones ha sido un tradicional foco de fraude fiscal, por ello recientemente se ha desarrollado legislación para conseguir su adecuado control por parte del fisco español.

No soy un experto fiscal, pero creo que el recientemente unificado modelo 200 para el impuesto de Sociedades también incrementa la información a suministrar con respecto a las operaciones vinculadas.

Criterium CyP, no tiene ninguna limitación operativa que impida registrar adecuadamente este tipo de operaciones. Esto es así gracias a la elegancia y potencia que aportan al programa las naturalezas contables.

Le recomendamos que haga uso de estas capacidades para una adecuada gestión de las operaciones vinculadas. No solo de las facturas sino también de toda la mecánica y subcuentas utilizadas en la gestión de la cartera de cobros y pagos asociadas a este tipo de operaciones.

En numerosas ocasiones las empresas recurren a financiarse mediante el descuento comercial de pagarés y letras de cambio que se prestan entre ellas. Es decir, no son consecuencia del pago/cobro de ninguna transacción comercial. En estos casos es recomendable separar en la cartera (de pagos y cobros) este tipo de documentos del resto. A tal efecto están cargadas las naturalezas contables 5523, 5524, 5525 y 5526. Estos movimientos están enlazados a una subcuenta contable marcada como cuenta dual, es decir que puede estar asociada a un cliente y a un proveedor al mismo tiempo.

Este tipo de operaciones no pueden contabilizarse como un préstamo hasta que no se haya pagado realmente el efecto descontado, hasta eso momento solo hay una obligación de pago. Además, generalmente las letras se cruzan en ambos sentidos por el mismo importe así que al vencimiento realmente no habrá préstamo real de dinero puesto que se salda en ese mismo momento.

Es una situación compleja y sujeta a matizaciones pero entendemos que el método que le proponemos es bastante adecuado para la gestión de estas operaciones, las tradicionalmente llamadas letras de pelota.

En Criterium CyP hay ciertas prestaciones de verificación que hemos pensado que pueden ser útiles a personas que no usen nuestro programa. Por ello hemos creado una pequeña utilidad que las integra: Criterium NIF.

Mediante el uso de la misma, totalmente portable y con un tamaño reducido, podrá verificar varios números y códigos de identificación utilizados habitualmente en España:

• Números NIF de personas físicas y jurídicas.
• Números NIE.
• Número de IVA comunitario. Se utiliza un servicio web que consulta el VIES por lo que se necesita conexión a Internet.
• Números de seguridad social de empresas y trabajadores.
• Números de cuentas bancarias. Se verifica que los dos dígitos de control corresponden a la cuenta indicada.

Esperamos que le saque partido.