La publicidad y las campañas de marketing no son patrimonio exclusivo de las grandes empresas. Todas las empresas, incluso a nivel de autónomos, de una u otra forma realizan labores comerciales que pueden agruparse de forma individual dentro de una campaña comercial.

Una campaña no tiene que ser necesariamente acudir a una feria extranjera, un anuncio en televisión u otras mas elaboradas y caras. Un modesto reparto de catálogos, una pegada de carteles, unos anuncios en una radio local o incluso una batida telefónica de potenciales clientes pueden tener la misma consideración.

En Criterium CyP podemos registrar todas las campañas que realicemos en la empresa.

Dado que una campaña, a cualquier nivel, tiene un coste; se hace necesario un adecuado seguimiento de sus beneficios.

El código de campaña se puede asociar a clientes potenciales, clientes, oportunidades de negocio, y presupuestos y pedidos de venta. Esto nos da la información necesaria para una posible evaluación cuantitativa de sus resultados. De esta forma sabremos si finalmente el coste de la campaña se ha visto compensado por sus resultados.

A medida que nuestros clientes así lo demanden se ampliará la información gestionada a través de las campañas. Una posibilidad muy interesante es gestionar íntegramente las distintas acciones comerciales que integran la campaña. También se podrían imputar costes directamente a la campaña, aunque dado que las facturas asociadas a una campaña suelen ser muy fácilmente identificables, los costes se pueden obtener de forma muy sencilla. Además, podemos utilizar un proyecto para acumular dichos costes. Una campaña comercial no deja de ser un proyecto, en este caso interno. De esta forma podemos aprovechar toda la infraestructura existente para el control analítico de los costes e ingresos a nivel de proyecto.

Presto, nos guste o no, es un estándar de facto a la hora de hacer presupuestos y mediciones. Criterium CyP tiene muchas prestaciones similares a Presto, otras que le superan, y otras carencias con respecto al mismo. No obstante, no queremos forzar a nuestros clientes a usar nuestro sistema, para ello hemos desarrollado la posibilidad de importar presupuestos desde Presto. Se puede hacer todo el proceso de estudio de precios y mediciones en Presto y una vez aceptado el presupuesto pasar los datos a Criterium CyP para facilitar la certificación de partidas, la emisión de pedidos de compra y subcontratación y un sencillo y potente seguimiento de los costes de la obra.

Dicha importación tendrán en cuenta los porcentajes de costes indirectos, gastos generales y beneficio industrial volcándolos a los campos para la gestión de obra pública. Se volcarán esos datos y todos los capítulos y partidas que hemos definido en el presupuesto.
Hay ocasiones en que los presupuestos se componen cogiendo partidas de una diversidad de fuentes; bases de precios de referencia y presupuestos anteriores. Esto al final genera unas referencias de partidas muy dispares y poco sistematizadas. Hemos creído conveniente añadir a CriteriumCyP un campo adicional para establecer una adecuada referencia jerárquica a los capítulos y partidas. En el proceso de importación se respeta la referencia establecida en Presto, guardándola en el campo de referencia. Sin embargo, una vez importado el presupuesto se recomienda generar, de forma semi-automática, una jerarquía de capítulos y partidas mas apropiada.

Por cierto, la importación no se hace desde los formatos nativos de Presto, que son muy antiguos y crípticos. Para llevar a cabo la misma hay que exportar los datos, desde el mismo Presto, a un formato de base de datos Access.

En situaciones como la actual (primer semestre de 2.009), con una fuerte contracción de la demanda, hay que mimar cualquier oportunidad de negocio. Sería una irresponsabilidad perder la posibilidad de vender nuestros productos o prestar nuestros servicios por su desordenada gestión.

Cuando se trata de empresas donde la labor comercial es realizada por el propio empresario, en la mayoría de las ocasiones, esta gestión se hace de forma constante y segura dentro de su propia cabeza. Sin embargo, en empresas mas grandes, con varias personas haciendo labores comerciales, hay que estructurar un mejor sistema para registrar y controlar todas esas oportunidades. Para ello, nada mejor que integrar su gestión en el ERP de la empresa.

En Criterium CyP, encontrará un registro específico para el registro, control y seguimiento de las oportunidades de negocio.

En dicho registro podemos indicar valor y porcentaje de aceptación aproximados, vincularlo a una campaña comercial, asignar responsable de su seguimiento e incluso posponer dicho seguimiento a una fecha posterior.

La oportunidad se pueden vincular a un cliente, un cliente potencial o incluso hacer un registro superficial en la propia oportunidad con los datos de contacto del cliente potencial.

Durante todo el tiempo que dure la oportunidad de negocio tenemos la posibilidad de registrar en un log o bitácora todos los contactos llevados a cabo con el cliente referentes a la misma. También se pueden registrar y generar comunicaciones internas para facilitar el flujo de información entre personas de la empresa: comerciales, técnicos, gerentes, etc. Con esto conseguimos agilizar y mejorar el proceso de seguimiento de la oportunidad.

Una vez finalizado el seguimiento de la oportunidad, se puede asignar un código de aceptación, rechazo o anulación. De esta forma podemos estudiar de forma objetiva nuestro porcentaje de éxito en el seguimiento de dichas oportunidades. Incluso podríamos ponderar los resultados en base al valor aproximado de las mismas.

A cada oportunidad aparecen asociados todos los presupuestos y pedidos que la tienen como origen. Esto facilita el seguimiento y el análisis de los resultados económicos de la oportunidad.

La obra pública, al menos en España, tiene ciertas peculiaridades a la hora de presentar un presupuesto, contratarla y hacer las certificaciones mensuales.

Maneja conceptos como presupuesto de ejecución material, gastos generales, beneficio industrial, ajustes al alza o a la baja, importe de licitación y de adjudicación. Si se mueve en el mundo de la obra pública o es usuario habitual de programas como Presto todo esto le sonará de algo.

En Criterium CyP se pueden gestionar sin ningún tipo de problema todas estas casuísticas. En los registros de presupuestos, pedidos, certificaciones o albaranes y facturas encontrará una pestaña para el registro y control de los datos específicos de las obras públicas. Además las certificaciones, individuales o a origen, se pueden realizar teniendo en cuenta estos datos.

Si no necesita nada de esto, simplemente tendrá que obviar esta pestaña y trabajar como lo hace habitualmente.

La importación de datos está resuelta en Criterium CyP a través de un sistema genérico que permite copiar datos de cualquier hoja de cálculo y pegarla directamente en el programa. Dicho proceso se podría automatizar pero sinceramente, no me fiaría de una importación de este tipo. A estas alturas se han realizado muchas importaciones de datos de muchas empresas y de muchos programas distintos, y ninguna de ellas habría sido conveniente hacerla de forma automática, todas tenían incoherencias en los datos.

Cuando realizamos la importación nos gusta hacerla dando una pequeña vuelta por una hoja de cálculo (Openoffice.org habitualmente). Esto nos permite detectar incoherencias, errores y procesar los datos para mejorarlos, si es posible.

Respecto a la exportación, también se pueden utilizar prestaciones estándar para exportar cualquier dato, sin embargo, hemos creído conveniente automatizar exportaciones a determinados programas contables. Aunque Criterium CyP se puede llevar íntegramente la contabilidad, incluso con mas fiabilidad que en la mayoría de los programa contables, es cierto que no es un programa orientado al mundo de la asesoría, por lo que en algunos casos se hace necesario pasar la información contable al programa usado por el asesor del cliente.

Ahora mismo está habilitada la exportación a A3ECO/A3CON y a MSContaWin, pero pueden añadirse de forma sencilla otros programas. Nos limitamos a la exportación de subcuentas y diario, ya que la utilidad principal que se le está dando ahora mismo a esta posibilidad es la revisión anual de la contabilidad por parte de la asesoría y la emisión de cuentas anuales en sus programas, los cuales tiene parametrizados a sus preferencia y forma de trabajo. No obstante, si fuese necesario se puede implementar la exportación de otro tipo de registros si el cliente los necesitara: registros de facturas, cartera, inmovilizado, sujetos, ...

Desde luego no nos pueden tachar de malos vecinos en este aspecto, la mayoría de los programas facilitan la importación pero son muy reticentes a hacer lo mismo con la exportación. A nosotros no nos importa si es en beneficio de nuestros clientes.

Vía el estupendo blog contafisca, me he enterado de posibles novedades en la gestión del IVA recuperable. Tema que ya hemos tratado anteriormente en esta entrada sobre iva recuperable.
Como ya se indicó, el modelo para su recuperación se debe presentar en la hacienda pública de cada uno de los países donde se ha producido el gasto (el hecho imponible). Dadas las dificultades y costes que esto supone lo habitual era subcontratar esta gestión a una agencia especializada a cambio de una comisión sobre el importe recuperado. En caso de empresas que soportaran este tipo de operaciones de forma esporádica, como se indica en la entrada de contafisca, directamente se incluía como gasto la cuota de IVA y se olvidaba de una posible recuperación.

Este procedimiento de recuperación es bastante complejo, ya que hay que conocer los límites, naturaleza de los gastos recuperables y plazos que se aplican en cada país. Al final las empresas con este tipo de IVA recuperable terminan optando por pasar un fax con sus facturas al intermediario y esperar a que le devuelva lo que quiera. Esta falta de control interno de los importes y plazos de las cuotas recuperables ha facilitado la picaresca en este tipo de agencias.
Por suerte, este problema parece que se va a acabar a partir del 1 de enero de 2.010, ya que la solicitud de devolución se presentará directamente en la AEAT y será la misma la que se encargue de solicitarla a la correspondiente administración de hacienda del país donde se ha producido el gasto.
Tengo la sensación de que hay empresas que utilizan los gastos asociados a este IVA recuperable como un colchón a la hora de ajustar los gastos. Esta posibilidad desaparece, ya que Hacienda contará con registros para un control de estas facturas. Sin embargo, hay ventajas que compensan ese inconveniente. Se reduce el coste y los plazos al recuperar estas cuotas de IVA y se elimina la posibilidad de que un intermediario tenga la tentación de estafarnos cuando descubra que no llevamos un adecuado control sobre los importes a recuperar.
Supongo que esta novedad no les gustará a este tipo de agencias especializadas, que de alguna forma tendrán que reciclarse, pero es una ayuda administrativa y financiera que va a venir muy bien a las empresas que, como los transportistas, tienen una elevada partida de gastos en otros países. Además las empresas que realicen este tipo de gastos de forma poco frecuente, por ejemplo una empresa que acude a ferias exteriores, ya no tendrán que renunciar a esta recuperación.
Como ya se indicó, en Criterium CyP hacemos un adecuado control de este tipo de facturas. Sin apenas dificultad tendremos registros fiscales independientes por países. Esto nos permitirá obtener los datos de forma sencilla y precisa a la hora de presentar el modelo que la AEAT establezca para esta solicitud de devolución de cuotas recuperables. Además, a la hora de hacerle el seguimiento tendremos todos los datos necesarios: fecha de operación, tipo de IVA aplicado, país, naturaleza del gasto, cuota recuperable, sujeto que emite la factura, ... Sin duda alguna esta es una prestación que no encontrará en ningún programa de contabilidad o de gestión para PYMES.

P.D. En el enlace de contafisca se hace referencia a este otro enlace de cincodias. Es muy interesante leerlo también.

Criterium CyP tiene un interesante y completo perfil para gestionar la compraventa de vehículos.

En este sector el proyecto se amplía con campos adicionales y se convierte en un vehículo en sentido amplio: turismo, camión, motocicleta, barco, ...

Se podrá registrar toda la información referente al vehículo, así como inscribir y controlar toda la documentación del mismo.

Cabe la posibilidad de insertar las imágenes que necesitemos del vehículo, lo que hace posible utilizar esta pantalla para consulta o impresión de información comercial en los puestos de venta.

Dado que cada vehículo se convierte en si mismo en un negocio, desde la compra podemos asociarle todos los gastos que soporta, sea en concepto de adquisición, reparación/mejora, trámites administrativos, etc. Este pormenorizado control de costes nos permitirá poner a la venta el vehículo al precio justo para respetar nuestro margen de beneficios.

En el momento de la venta, el comercial podrá consultar toda esta información para saber todas las mejoras y reparaciones que ha sufrido el vehículo y su coste total. De esta forma podrá incidir en aspectos positivos que ayuden a la venta y saber el límite que no puede rebasar para no entrar en pérdidas a la hora de ajustar un precio final con el comprador.

Cuando el vehículo sea entregado a un tercero en el proceso de adaptación para su venta podemos llevar un pormenorizado control. Este mismo control puede utilizarse para registrar la entrega final al cliente.

Una vez vendido se asociarán las correspondientes facturas de venta, pudiendo obtener un informe que analice la naturaleza e importe de los gastos, los ingresos y el beneficio de la compraventa del vehículo. Posteriormente se puede consultar toda esta información histórica para analizar plazos e importes en la compraventa de distintos tipos, marcas o modelos de vehículos.

Desde Criterium CyP también puede obtenerse el contrato de compra y el de venta del vehículo de forma automática.

Estas son las prestaciones fundamentales asociadas al perfil que cubre este tipo de actividad. No obstante, puede contar con todas las prestaciones adicionales para gestionar su negocio: contabilidad, control financiero, calidad, control de compras, control de personal, etc. Todo esto lo convierte en un software perfecto para gestionar la actividad de compraventa de vehículos.

Si su actividad de compraventa está dirigida a otro tipo de productos: bienes inmuebles, maquinaria industrial, ...; no dude en ponerse en contacto con nosotros, sin compromiso ni coste adicional le adaptaremos Criterium CyP a sus necesidades a la hora de gestionar la información descriptiva de los bienes que compra y vende.

Uno de los perfiles de Criterium CyP está especialmente pensado para gestionar expedientes a personas físicas o jurídicas.

Este perfil nació para cubrir las necesidades de una empresa dedicada a la tramitación de expedientes administrativos a inmigrantes en España; los típicos papeleos de extranjería. No obstante, y dada su flexibilidad, se ha aplicado con éxito a otro tipo de empresas que necesitan gestionar expedientes personales. Por ejemplo, llevar los datos de pacientes de centros de atención temprana.

En Criterium, desde el principio, hemos sido conscientes de que las necesidades concretas de cualquiera de nuestros clientes, sin importar su tamaño o actividad, siempre tienen algo que enseñarnos. Este caso, tan concreto y especializado, no fue ninguna excepción y nos brindó la oportunidad de experimentar con nuevos conceptos aplicables en otras áreas o sectores. Por ejemplo, la definición dinámica de plantillas de campos asociados a distintas tipologías de registros.

Cuando trabajamos en esta configuración, el proyecto se convierte en el expediente de un trabajo concreto a un cliente. Este expediente puede quedar asociado a un cliente e incluso, de forma simultánea, a una empresa. También se pueden asociar distintos partícipes en el expediente. Un ejemplo de este tipo puede ser una reagrupación familiar o una terapia psicológica familiar.

A su vez, se han ampliado los registros de clientes para incorporar datos personales necesarios en este tipo de actividades. También se pueden gestionar grupos de clientes, que aunque en entornos jurídicos se utilizan para agrupar grupos empresariales aquí se suelen utilizar para vincular grupos de personas con algún grado de parentesco.

Se puede registrar la valoración económica del expediente y hacer una trazabilidad completa de las facturas de venta y cobros asociados al expediente. De hecho, esas factura y cobros se pueden generar de forma automática desde el propio expediente. Dado que se pueden realizar imputaciones de costes y gastos al expediente (a través de la imputación analítica al proyecto/expediente), podríamos los beneficios del mismo.

Por necesidades concretas de uno de nuestros clientes se pueden registrar datos de contratos de trabajo asociados al expediente. Pero dado que este perfil se puede usar por empresas de distintas actividades que gestionan distintos tipos de expedientes se ha añadido la posibilidad de poder definir y asociar campos a cada tipo de expediente. De esta forma contaremos con una guía flexible y ampliable de los campos que necesitamos para cada tipo de expediente.

Este mismo sistema de definición de campos, lo hemos utilizado para asociar los documentos necesarios para gestionar cada tipo de expediente. El usuario contará con una plantilla de documentos a solicitar y gestionar que podrá modificar y ampliar a su gusto.

Los expedientes normalmente tendrán una serie de trámites o fases que habrá que gestionar adecuadamente. Dichos trámites podremos asociarlos a trabajadores de nuestra empresa, clasificarlos y hasta planificarlas en día y hora. Dado que se pueden asociar a proveedores (lo que incluye a una administración pública) podemos utilizarlo como una agenda de trabajo que nos permita controlar y agrupar temporalmente los trámites del mismo tipo. También podemos establecer fechas límites de realización. Como es natural, existen formularios e informes para explotar adecuadamente la interesante información suministrada por estos registros.

Esperamos que este perfil de trabajo les cubra sus necesidades, ya que no nos consta que exista un software en el mercado que se adapte de forma tan flexible a las necesidades de las empresas que gestionan expedientes y a la vez incluya todas las prestaciones de un ERP para gestionar contabilidad, compras, personal, calidad, etc.

El endoso de efectos de clientes a proveedores/acreedores suele usarse de forma sistemática por algunas empresas, aunque lo cierto es que son una minoría. No obstante, en la situación actual de la contracción del crédito a la empresa y la estrecha vigilancia de las entidades financieras del nivel y reparto del riesgo de sus clientes, se ha convertido en una operación relativamente frecuente en muchas empresas.

Este tipo de operaciones no se suelen llevar adecuadamente en la contabilidad, ya que requieren la creación de subcuentas nuevas. Sin embargo hay que tener presente que mientras ese efecto o documento de pago no sea pagado por el cliente al proveedor hay que mantener viva la deuda en ambos de ambos.

En Criterium CyP hemos solucionado esta operación a través de Remesas en Endoso. En dichas remesas se cargan los efectos a remesar y por cada uno de ellos emitimos un pago mediante endoso. Dicho pago se queda asociado a la remesa en endoso y al cobro que han dado origen a los mismos.

Como es natural, todas las operaciones se contabilizan adecuada y automáticamente.

Para dar soporte a esta contabilización hemos ampliado las subcuentas de los planes contables. Hemos creado:

• 4013 Proveedores, efectos comerciales a pagar por endoso.
• 4113 Acreedores, efectos comerciales a pagar por endoso
• 4313 Clientes, efectos comerciales endosados

Por un lado los cobros de los clientes cambian de estado y se pasan de efectos comerciales en cartera a efectos endosados. En ese mismo momento realizamos un pago al proveedor o acreedor a través de efectos comerciales a pagar por endoso.

Por último, cuando ha llegado el vencimiento y no recibimos constancia de impago realizaríamos un asiento donde saldaríamos la operación: 4013/4113 a 4313.

Siempre podemos tener la desgracia de un impago, pero, al menos contablemente, esto no supone un problema ya que se contabilizarán de forma adecuada y automática ambos impagos, el de nuestro cliente a nosotros y el nuestro al proveedor.

Esta metodología le resultará sencilla y elegante para controlar y contabilizar esta engorrosa operación.

Las certificaciones a origen son un problema recurrente en el sector de la construcción, tanto en empresas constructoras como en auxiliares de las mismas: marmolistas, fontaneros, electricistas, estructuristas, carpinteros, ...

En este sector, cuando se firman contratos de suministro o servicio es muy normal exigir a proveedores y subcontratistas que se vaya indicando en factura el cómputo total de las partidas realizadas y facturadas hasta ese momento. Es decir, en la última factura aparece la suma de todas las unidades de obra realizadas hasta la fecha. Para ajustar al importe real de avance del suministro o servicio lo que se suele hacer es restar el importe total de las facturas (certificaciones) anteriores. Esta mecánica de facturación, que supone una facilidad al contratista a la hora de controlar el avance del suministro de materiales o de la prestación de servicios con respecto a lo contratado, se convierte en una pequeña tortura administrativa para el subcontratista.

Los programas de facturación no suelen añadir esta prestación, por lo que hay que ir arrastrando los conceptos facturados manualmente. En el caso de que el programa permita el copiado de facturas o albaranes y la inserción de líneas, este proceso puede ser engorroso, pero al menos es posible. Si no es así la certificación a origen se convierte en un tostón y una pérdida de tiempo considerable, ya que hay que hacerla íntegramente a mano una y otra vez hasta que se termina el contrato.

En Criterium CyP, gracias a la identificación inequívoca de cada partida de un contrato o pedido, hemos simplificado la gestión de las facturas/certificaciones a origen al máximo. Si tenemos la precaución de generar albaranes/mediciones y/o facturas/certificaciones a partir de las conceptos de los pedidos/contratos nosotros nos encargamos de, automáticamente, llevar a origen capítulos y partidas. Será en el momento de imprimir su factura cuando decidirá si quiere llevarla a origen o hacer una factura normal solo con la medición facturada en esa certificación. Un método muy sencillo y flexible.

En empresas que no necesiten las certificaciones a origen esta funcionalidad tiene otras prestaciones. Trabajando con los descendientes de un presupuesto, pedido o albarán; tanto de compras como de ventas; obtendrá una valiosa información. Por ejemplo:

• Cuándo, cuánto y cómo se ha suministrado un pedido
• Qué cantidades quedan pendientes de un pedido
• Cuándo y cómo se ha facturado un pedido o un albarán
• Qué pedidos se han generado a través de una tarifa concreta
• Demasías de un pedido o de un proyecto
• ...

Cuando facturamos se acumulan automáticamente las cantidades e importes suministrados y facturados de cada partida, lo que simplifica el control de las desviaciones sobre las cantidades reflejadas en el pedido.

Además podrá controlar las órdenes de producción asociadas a un pedido o una partida del mismo así como el empaquetado concreto de cada una de las partidas.

Por otro lado cabe la posibilidad de añadir informes para controlar automáticamente desviaciones en cantidades y precios con respecto a presupuestos/tarifas, pedidos o albaranes.

Como casi siempre, no solo hemos resuelto, de forma sencilla y flexible, el problema de las certificaciones a origen, sino que hemos añadido potencia adicional a la espera de que sus necesidades concretas hagan uso de la misma.